HZ|HZ METALK双语俱乐部会议经理人Checklist HZMETALK双语俱乐部会议经理人

HZ METALK双语俱乐部会议经理人Checklist 编辑者：晓杰
（此版本为2018年晓杰主席编写，需要具体情况再做调整）
俱乐部的日常会议运营采用会议经理人制，每一位会议经理人负责两次连续的日常会议活动筹备和组织，一次中文会议和一次英文会议。
一.工作职责： A会议前：
1、发布报名链接和创建会议微信群在微信的SpareTimeup的公众号制作和发布本次会议的报名链接，并建
立会议微信群。确保在前次会议结束前，将本次会议链接和微信群二维
码发给前一次日常会议的会议经理人，让该会议经理人将报名链接和微
信群二维码发送至上次会议群众，为本次会议做宣传。
2、负责预约本次会议的演讲者和会议角色预约角色很演讲者包括以下所列：
主持人：中文名字/英文名字
总评：中文名字/英文名字
时间官：中文名字/英文名字语法官：暂无
哼哈官：中文名字/英文名字
接待官：中文名字/英文名字
暖场官：中文名字/英文名字
桌面主持：中文名字/英文名字
桌面评估：中文名字/英文名字
备稿演讲1：中文名字/英文名字
备稿演讲2：中文名字/英文名字
备稿演讲3：中文名字/英文名字
备稿评估1：中文名字/英文名字
备稿评估2：中文名字/英文名字
备稿评估3：中文名字/英文名字
摄影官：中文名字/英文名字
在会议群中向新来宾解释角色职责，告知会议的相关信息。确认演讲
者和会议角色是否能准时参加会议，协调角色顶替临时缺席的角色和演讲
者。
3、会议适时地活跃会员群
4、协助主持人和PR团队汇总主题
5、推动会议的海报和推文制作以及推送安排PR团队制作会议的海报和推文，至少提前一天时间，将推文推送到会议群、会员群、来宾群、大家庭群、兄弟俱乐部来宾群。
6、协调资源制作和打印会议议程
提供会议议程给本次会议的主持人，告知制作和打印会议议程。当主持人无法打印议程时，需要协调其他资源进行打印，确保议程在会议前被送到会议场地现场。
7、推动会场布置和来宾接待
确保SAA提前到达会址，进行会议场地布置。当SAA无法到场时，及时协调其他资源进行会场布置，同时进行来宾接待。
8、为演讲者和会议角色协调资源
比如：PPT放映笔记本、现场投影设备调试、话筒调试等
9、推动投票链接制作和发送、奖状准备、录像设备
B会议中：
1、向主持人同步临时的议程调整；
2、协助演讲者和会议角色完成会议的工作内容；
C. 会议后：

推动会议复盘活动
督促秘书长上传本次会议视频和议程
在会议群中为下次会议进行预热，在微信群中推送下次会议的报名链接和微信群二维码

二.会议前Checklist A. 议程是否有人打印;
B. 投票链接是否制作;
C. 确认下次会议报名链接和会议群的二维码制作好；
D. 确认会议的演讲者和角色是否需要笔记本等设备；
E. 演讲者和会议角色是否准时到场；
三.可能用到的群发信息模板 A. 解释会议规则
各位新来宾们好为了大家单纯愉快地在群内玩耍，特公布群规如下：
1.本群只能发与头马活动有关的文章，欢迎关注HZ METALK 俱乐部公众号；
2.欢迎在本群讨论如何成为头马会员，如何参加头马例会等话题；
3.不可以发广告、拉投票、寻人启事等链接，不可以发无关推文（如果觉的想分享文章请与群主联系，经过同意后才可以分享）；
4.本群不讨论头马四大禁忌话题“宗教种族政治和性”；
5.不许拌嘴，不许吵架，但欢迎展示高情商的沟通技巧，文明优雅地怼对方，毕竟在头马群里呆这么久了，也该学到点东西了。
6.不遵守的美眉和帅锅，第一次警告，记录在小本本上，第二次直接抱出群。
解释会议各角色职责
B. 常规会议重要角色职责分配
1. 会议经理人

会议经理人负责连续两次常规会议的统筹和协调工作，一次中文会议和一次英文会议；
每次会议前两周开始建立新的常规会议群，最先将官员团队和预约备稿演讲者和桌面主持人邀请入群，后续陆续邀请相关人员进群预约；
协助来宾预约会议角色，预热和活跃会议气氛，对于来宾表示欢迎和必要的关注，积极地解答问题；
提醒预约者完善演讲内容和桌面主题等信息，方便公关副主席PR进行海报和推文的制作，在各路渠道进行会议宣传；
5)确保全部会议角色都有合适的人员担任。处理演讲者和会议角色因故临时缺席的情况，进行临时预约和调整；
必要时协助主持人制作会议议程；
会议过程中要确保每个角色和演讲者能准时到位，确保会议顺利进行。
8)会议结束后，组织与会者在会议群中进行复盘，尽量引导参会者在预约系统中的“我要评估”处进行评估留言；
9)在会议群中发布下次会议群的二维码，邀请新来宾，下次会议开始前将本会议群进行解散。

2. 主持人 1)汇总会议角色、演讲者、演讲题目等信息，制作会议的议程并在会议群检错纠正；
2)尽早将议程最终版单独发给SAA去打印。
3. 官员SAA 和例会SAA 3.1 来宾接待，引导介绍给VPM；
3.2 按照收费标准收费；
3.3 根据会议当天的来宾人数，打印会议议程，并且带到会议现场；
3.4 常规会议投票链接的制作，建议提前准备，现场微调整；
3.5 颁奖物料的准备；
4. 总评及三官 4.1 总评在会议开始前进行三官培训；
4.2 三官，尤其是新来宾，尽量提前半小时到会议现场接受培训。
C. 介绍会议流程
欢迎新来宾我们的常规例会内容和流程是下面这样的：

开场欢迎环节：我们会邀请所有的来宾上台做一个1分钟左右的英文或者中文自我介绍。
介绍会议规则和各种角色人员。
英文或者中文备稿演讲环节：3-4位会员依次做一个7分钟左右的备稿演讲(仅限会员可以参与)，之后是3-4位点评员做相应的演讲点评(仅限会员可以参与)。
中场休息10分钟。
即兴话题演讲环节：
主持人就一个话题，从不同角度现场提问上台的演讲者，演讲者随即做一个1-2分钟的即兴演讲(来宾是可以参加这个环节的)。
语法官、时间官等角色人员做反馈报告。
来宾反馈环节。
评选最佳表现奖，并颁发奖状，集体合影，会议结束。

注意：举小手的环节都是来宾可以参加的。
时间：每周二19:00-21:00
地点：滨江区拎包客创业社区
D. 引导复盘
【HZ|HZ METALK双语俱乐部会议经理人Checklist】***复盘啦啦啦：
人员：所有人，推荐每个演讲人、角色人针对自己的表现进行评估。
格式：可分开点评，但是针对不同人不同目标的点评请在前面加#。示例：#陈晓杰CC8#吧啦吧啦吧啦；#袁齐哼哈官#blabla。
内容：推荐给出具体建议避免空泛，来宾也可以交流对整场会议的感想。