大家都在用哪些在线的项目管理工具？( 二 ) _经验知识

文章插图
3、项目杂。不清楚自己的工作属于哪个流程
很多项目参与人员每天感觉自己很忙。多线条作业。然而完全不知道自己的当下事属于项目的哪个流程。非常茫然。
在日事清。但我们划分好每个流程后。要把这个流程的每一件事都写清楚。按照流程逐步进行。当有临时的任务加入时。也要放到它属于的某个流程中。

文章插图
这样。所有的事情都在按照流程有序进行。我们很清楚自己在做的是什么事。为什么做。要的结果是什么。只有这样。才能解决项目杂的问题。才能让项目人员安心工作。
4、项目跟踪与监控。实现数据可视化。
项目进度计划中至少要包括每个活动的计划开始日期与计划结束日期。虽然项目进度计划可用列表形式。但图形方式更常见。尤其是当遇到一个时程拉得很长而且非常复杂的任务时。你需要一个可以严格控管每一个进度时间点、进度负责人、进度完成度的工具时。「甘特图」就会派上用场。但是太专业的甘特图或许很难上手。所以日事清自动生成的甘特图相对简单。一目了然。

文章插图
在日事清的甘特图中。已如期完成的任务显示为灰色；正在进行中的任务显示为绿色。接下来要做的任务为蓝色。没有在规定时间完成的任务显示为橙色。
另外。在项目进行过程中。如何监控项目总体的进展情况？如果逐条任务追踪查看。对于大量项目同时进行的团队。是无法接受的。这就需要对项目进展进行数据化的统计与展示。
在日事清。通过计划统计功能。我们可以轻松地了解整个计划的完成率。延期率。整个项目的进展趋势。剩余任务情况。更可以查看每个人任务的完成情况。包括完成率。延期率。任务占比。

文章插图
通过统计功能。项目管理人员可以再很多的时间内判断项目或者人员的状态。思考是否采取某些措施进行调整。有效地降低了项目风险。
5）项目汇报浪费时间。效率低
项目汇报。是每个项目的必备环节。我们常见的项目汇报是开项目会议。每个项目负责人。轮流汇报项目进展。这样的项目会议往往存在两个问题：轮流汇报浪费大量时间；汇报时。彼此的内容不关心。很多人在玩手机。长此以往。团队的执行力。战斗力都会大打折扣。
在日事清。我们使用周报来做项目汇报。项目负责人每周根据定义好的模板。自己填写。本周的项目进展。开项目会议的。不再每个人轮流汇报项目进展。而是针对目前项目中存在的问题。展开讨论。这样。可以大大减少会议时间。并且可以调动团队人员的积极性。增强团队战斗力。

文章插图
无数黄了的项目。究其原因。项目经理疏于监管。甚至有些时候。某些项目人员工作热情高涨。结果超前完成工作任务。但由于相关联的工作需做出调整而使得多完成的这部分工作全部变成“无用功” 。结果吃力不讨好。项目监控就是要发挥监管作用。让项目员工按照计划、有序推进。这样才不会造成工作中的混乱。
项目成员可以在日事清的“公司”模块。实时查看已开放权限的成员互相的工作日报、周报、月报。对项目不同成员的工作进度跟进了然于心。