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时间管理——如何充分利用你的24小时--［美］吉姆·兰德尔（Jim|时间管理——如何充分利用你的24小时--［美］吉姆·兰德尔（Jim Randel）著

“时间是一种阻止事件突然发生的自然属性。最近以来，这一属性的作用似乎不太明显了。”——佚名
一、回顾：你目前是如何利用时间的 【时间管理——如何充分利用你的24小时--［美］吉姆·兰德尔（Jim|时间管理——如何充分利用你的24小时--［美］吉姆·兰德尔（Jim Randel）著】为了做到这一点，我们需要了解三个非常重要的概念：
1．意识是时间管理的先决条件。
2．目标提供路线图。
3．选择是难点。
01意识是先决条件 第一步：统计一周的时间日志，每30min一个时间单元。
第二步：归类分析。如睡觉、学习阅读、工作、运动等等
我们对时间的感觉取决于我们做什么。我们必须意识到自己对时间的感觉，这样可以使我们更了解自己。
自我意识至关重要的原因有三点：
1．通过更好地意识到你如何利用时间，你可能会发现某些地方可以作调整，就像我决定减少观看体育比赛的时间一样。
2．通过更好地了解自己如何花费时间，你就有机会找到可以利用的时间。就在几天前，我出于好意跟妻子提到：她每天用于淋浴的平均时间是15分钟。如果她可以把它减少到10分钟，那么，她每月可用于工作的时间就会多出2.5小时。她告诉我，如果我再跟她提这事，她就揍扁我。
3．通过对时间进行关注，通过记时间日志，你便开始把时间当作一种转瞬即逝的资产。记时间日志会使你对自己不断贬值的资产——生命时光——保持敏感。
如果你不了解你是如何花费时间的，你便没有能力有效地管理你的时间。自己欺骗自己毫无意义。
02目标提供路线图 “目标是成功的催化剂。”
书写任务清单
首先，通过对步骤和时间进行思考，你的分析能力和创造性得以调动。你开始了解为了实现自己的目标，你所需要做的事情。
第二，不管你是否意识到，你已经开始做计划了。你实际上已经开始想象目标的实现了。通过设想，可以以增强你实现目标的愿望，并强化你为实现目标而作出的努力。
第三，你正在对你的决心进行测试。通过确定具体步骤和时间要求，你再次确认了自己对于实现某一目标的愿望的强烈程度。事实上，还可能有这种情况：你有意识地做出决定，推迟追求你的某一个目标，因为你发现，你达成这个目标的欲望并非十分强烈。
帮助你构建一个目标一步骤一时间分析的概念。
03选择是困难的 通过做出正确的选择，通过使自己保持一种想要成功的姿态，你就可以获得更大的机会，去实现你想要达成的目标。
时间管理在很大程度上讲就是选择。
“别人不喜欢做的事情，成功人士也不喜欢做。尽管如此，成功人士还是去做了。”——E. N. 格雷（E. N. Gray）《成功学研究》
“成功的秘诀是学会如何利用痛苦和快乐，而不是让痛苦和快乐利用你。做到这一点，你就控制了自己的人生！做不到，生活就控制了你。”——托尼·罗宾斯（Tony Robbins）
二、让你所拥有的时间发挥最大效用 伟大的时间管理者在减少时间浪费方面，都是极其出色的。他们善于将效
率融入到他们的生活中去。以下三个例子可以用来说明他们是怎么做的：
1．迅速决策——大量的时间浪费来自优柔寡断。一旦你掌握了你做决定所需要的事实，便迅速做出决定。
2．快速阅读——关于这一点，我以后会详细论述。但这里有一个关键——无论读什么书（当然，本丛书除外），都不要逐字阅读。很多作家往往使用10个字来表达5个字就能说明白的事情。要学会只读那5个字。
3．提高记忆能力。具有良好记忆能力的人，可以更高效地开展工作。
如何提高你的记忆力 **1．拓展智慧。**我每天都做一个纵横字谜游戏。我发现这样做可以迫使自己提高能力，从而用不同的方式发现其中的单词和短语。而且它还可以锻炼我的记忆能力。我确信这样的练习有助于我的记忆。你可以做的字谜和游戏数不胜数。还有些人认为，电子游戏也可以增强记忆力。
“科学家们正越来越多地研究视频游戏所带来的潜在好处。他们的研究揭示：大量的名目繁多的游戏都能通过改善想象力和记忆力，提高大脑的机能。”——艾米丽·恩西斯（Emily Anthes）《波士顿环球报》（Boston Globe）2009年10月
**2．均衡食物和饮料摄入量。**当你过多地摄入食物／或饮料时，您的血糖值达到最高水平……此后不久便会急剧下降。这便会导致你的能量损失，从而使你的记忆能力降低。通过每次就餐时少摄入一些食物／饮料，你就可以减少这种情况发生的可能性。
**3．坚持体育锻炼。**这向来是很重要的一条。体育锻炼可以增加血液向大脑的流动。有研究显示：运动能减少老年痴呆症发生的可能性。运动还具有镇静作用，可以减轻压力和安定情绪。
**4．增加抗氧化剂摄入量。**某些食物中含有抗氧化剂，如浆果、花椰菜和菠菜，似乎可以提高人的心理功能。具有同样功效的还有Ω-3脂肪酸（想想鱼肉）。我们不敢肯定地说，这些食物组合可以帮助你提高记忆力，但它们的确会让你更健康。因此，何乐而不为呢？
**5．学习记忆技巧。**我不善于记人名，因此，我便开发出一些小游戏来帮助我回忆人的名字。例如，当我第一次见到一个人时，我立即假想在他／她额头贴一张便利贴，上面写上他／她的名字。不知何故，看到写出来的名字对我很有帮助。
**6．创设关联语或歌谣。**我的自行车锁密码是42-32-10。我一直记不住它，直到有一天我编了个傻里傻气的关联语：
“嗨，吉姆，你看上去不像42岁。你连32岁都不像，你看上去简直就像个10岁儿童！”
**7．获得充足的睡眠。**有一条谚语说的是：“疲劳能使所有人变成懦夫。”问题是：如果得不到很好的休息，我们就永远不会获得最佳的工作状态。对于精神生产力来说，也是如此。
**8．集中精力。**我相信，人们健忘的原因之一在于他们第一次听到一个事实，或看到一个人的时候，注意力不够集中……无论怎么说。当你读书读到重要的东西，需要记住时，要做笔记并集中精力。这样做会提高你的记忆能力。
9．把重要事实转换成一种可以帮助你记忆的形式。我一直致力于提高我的词汇量，在某种程度上说，也是提高记忆力——比如，在你需要用到某个词汇时，拿过来就用的能力。我的方法之一是：把生词及其定义写下来，然后用这个词造一个句子。写的行为能帮助我记忆。
**10．不要太看重记忆技巧。**有时，记忆力之所以成为问题，是因为我们过分强调了没有良好的记忆能力这一点。正如一个有关自我实现的预言所讲：我们总认为我们没有良好的记忆力，所以我们就特别紧张，结果，因为紧张，我们的记忆力变得更加糟糕了。事实上，你的记忆力比你所想象的要好得多。只不过你也许能够使它变得更好一点而已。
拖延是梦想的杀手，源自习惯。
战胜拖延的策略： 1．在口袋里放一张纸片或索引卡，上面用粗体字写上你要达成的目标。那些擅长抵御拖延的人最能够将他们行动（或不行动）的结果与他们要达成的目标（或无目标）相互联系起来。通过随时而便利地提醒自己记住目标，你向着梦想前进的脚步就不太可能被延迟。
2．将大项目分解成易管理的小块。在面对一个巨大的项目时，我们大多数人都会被压得喘不过气来。我们会望着面前的高山，感到无能为力。通过把那个项目分解成小块，或者通过先向前迈一步（即使一小步），那座高山也会变得小一点，不再那么令人生畏了。
3．教会自己的头脑（意识）识别懒情或拖延最初的蛛丝马迹。当我们疲倦或懒惰的时候，自己都能感觉得到。我们知道该做点什么来加以制止，但就是不愿意去做。当你第一次开始体验到这种感觉时，就应该立刻采取措施，加以制止。这是一种反拖延条件反射，是可以进行培养和强化的。
4．坚持通过某种方式做好笔记。你可以用手机（或旧式的便笺本和纸）来记录你的思想或观点。有时你可能没有机会开始某个项目，但你至少可以起草一份提纲，或者做一个表单，或只是胡乱写下一些思路。把这些想法以书面形式记录下来，这将有助于推动你以后有机会时，将其变成行动。
时间管理和心理坚忍携手并进。 那些培养起强大的精神力量的人更有可能：
（1）按时间表／计划行事；
（2）做出正确的选择；
（3）保持良好的注意力；且
（4）战胜拖延。
坚韧不拔是精神是一种可以培养的技能。 要着手培养坚忍不拔的精神，需了解以下三点：
1．你不是你的思想。相反，你是在更高的层次聆听你的思想。因此，你可以控制头脑中那些消极的思想——例如，拖延或者懒惰的想法。
艾克哈特·托利（Eckhart Tolle）在《当下的力且》（The Power of Now）中表达了以下观点：
“你可以采取的唯一最重要的一个步骤是学会不认同自己的思想。有时你可以对你心中的某些想法一笑了之，把它们当作少不更事的小孩子荒诞不经的恶作剧。”
2．跟任何其他东西一样，思想也是有形的物体。拿破仑·希尔（Napoleon Hill）在《思考与致富》（Think & Grow Rich）（1936年）中首先提出了这一观点。当你把一种思想想象为一个物体时，你就可以去控制它。你就可以把拖延的想法驱逐出你的头脑，就像你将一只行为不端的猫赶出家门一样。
3．你的大脑一次只能处理一个主导思想。当你发现一个念头，比如一个消极的冲动偷偷溜进你的脑海里时你要学会转移思想——将思想转变为强大的积极形象或想法。将注意力集中在积极想法上后，消极的想法会被取而代之，而你的大脑也会因此失去其消极的态度。
杂乱不堪是大敌。杂乱会引起情绪紧张。杂乱会导致无所作为。杂乱会降低效率。
“你意识的短期记忆部分——即用于保存所有不完整的、未决的，以及无条理的‘东西’的部分——其功能就像一台个人电脑的内存。内存的容量是有限的，你所能存储在那里的‘东西’就只有这么多，而且仍要保持高效运转。大多数人的内存都超负荷运转。他们总是感到心烦意乱，他们的注意力总是受到内在心理负荷过重的影响而无法集中。”——大卫·艾伦（David Allen）《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）（企鹅出版社，2001年版）
关于有效时间管理的最重要技巧的总结，摘录自大卫·艾伦的光辉著作《尽管去做：无压工作的艺术》：
1．使你的工作区域更具有吸引力，并配备你工作所需要的一切。你应该让自己喜欢呆在你的工作区域。你想要和所需要的每一件物品都应该近在咫尺，随手可用。
2．创建一个档案系统。把所有有关某一特定主题的材料放在同一个地方（文件夹内），这是向更好的时间管理和组织迈出的一大步。
3．创建一个清单，把你所需关注的一切事情书写或者打上去。因为想要记住的东西太多，你的大脑变得凌乱不堪。问题的关键是把这些东西从你的脑海里释放出来，并把它们写在纸上。
4．及时处理每一项任务。对于每一份文件，每一封电子邮件，每一个文本或语音信息，在第一次看到或听到它们的时候，尽可能地立即对它们进行处理。不把任何东西“留到以后”。
5．在以下三个选项中给每一项工作选择一项。作出以下决定：（1）立即采取行动（2）撇开或放弃；（3）将其纳入以后采取进一步行动的清单。
6．将想法转变为行动步骤。不要在你的清单上写“考虑一下这个问题”或“分析一下那个问题”。要把具体行动步骤写下来，而不是仅仅“考虑一下”。要写下你具体将要怎么做（例如）：“（1）阅读关于＿＿＿的文章；（2）跟比尔谈一谈有关＿＿＿的问题；（3）作出关于＿＿＿的决定。”
7．一旦决定了行动步骤，如果可能的话，要马上采取行动。对于任何能在两分钟或更少的时间内采取行动的事情，你要立即去做。
8．保持良好的“提醒”系统。只要是能提醒你何时该做何事的任何可靠的方法，都可以采用。
9．每周对你的存储和生产率系统进行检查。看看你的系统是否工作正常？你是否还因需要记住太多的东西而感到不堪重负？并根据需要进行调整。
10．至少每个月一次对你的长期目标进行重温。你是否总是能够做出正确的选择，让自己一步步向长期目标迈进？或者你是否在停滞不前？要确保你是在朝着正确的方向前进！
一个小时的计划抵得上五个小时的执行。 问自己一些类似这样的问题：
今天我想要完成哪些工作？
我有多少时间可以用来完成这些工作？
我可以将某些对我来说不很重要的工作放到其他时间去做吗？
在我需要完成的工作之间存在逻辑顺序吗？
充分准备可以让我减少我索要付出的汗水。
“花时间去思考，但当行动的时机到来时，要停止思考，开始进攻。”——拿破仑·波拿巴
“每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。
当你创建每日任务清单时，你开始写下自己在一天的过程中想要完成的每一项任务。其规律是：在你开始使用任务清单的头一天，你的工作效率将会提高25％。这就意味着，在每一个八小时的工作日里，你将额外获得两小时的工作时间……同其他时间管理工具相比，通过使用任务清单，你可以更快地摆脱繁杂，理清头绪。”——布莱恩·特蕾西（Brian Tracy）《时间的力量：一种可以让你完成更多任务的成熟机制》
制作任务清单的理由有很多：
首先，通过强迫自己制作任务清单，你便对你的时间进行了组织。你必须统筹考虑你需要完成的一切，并把它们写下来。通过考虑该做什么和不该做什么，为你的每一天创建一个时间框架。
第二，制作任务清单的一个很重要的原因是这能帮你减轻压力。产生压力的原因之一是因为你担心有些事情你可能会忘记去做。当你对每一天的工作做好了安排，你的压力可能会减轻，因为你可以直观地看到每一天的工作安排——而不必再努力抓住那些飘浮在脑海中的任务。
第三，制作任务清单需要你考虑该如何使用你的时间以及为何这样使用。你当然还会记得我们讨论过的关于目标和选择的问题。制作任务清单就是对目标设定和决策选择所进行的一项日常练习。
第四，制作任务清单实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说，其中主要人物就是你自己。你所列出的工作就是一项创意策划的执行——因为主题是你，所以你的创造性才能会得到升华。你永远也不会知道，在单纯的制作任务清单的执行过程中，会迸发出什么样的想法或观点。
习惯 “我要尽可能地强调：你必须确定优先要做的事情。有些人尽可能多地去做他们任务清单上的项目。他们把大部分项目都做完了，但有效性却很低，因为他们所做的大多是C级项目。有些人喜欢从任务清单的第一条开始做，然后依次向下，这同样没有对那些重要项目给予重视。最好的方法是在你的任务清单上按ABC优先级给每个项目进行标注……然后按照这个次序去完成你的任务清单。”
——阿兰·拉金（Alan Lakein）
《如何管理你的时间和生活》
（How to Get Control of Your Time and Your Life）
（Signet出版社，1973年版）
作家博恩·崔西写了一本书，书名叫《吃掉那只青蛙》（Eat ThatFrog）。他在书中指出：在你决定要做什么，并对其进行排序的时候，你首先要解决那些最难办的项目。
“马克·吐温曾经说过，如果你每天早上必须做的第一件事是吃掉一只活青蛙，那么，你这一整天都会感到满足，因为你已经知道这可能是你这一天中即将发生的最糟糕的一件事情了。
（我的）吃青蛙的原则是：如果你必须吃掉两只青蛙，那么，你要先吃较丑的那一只。这也就是说，如果你面前有两项重要的任务要完成，那么，你要先从那个最大、最困难而且最重要的任务开始做起。要督促自己马上开始，然后一直坚持，直到任务完成，你再去做其他的事情。”
“从来没有哪一个时代像今天这样，我们要面对如此之多的信息和任务，有堆积如山的电子邮件和资料要去阅读，需要去应对生活中不可思议的要求所带给我们的压力。我是简约的坚定信仰者……通过少做，而不是多做，去获得更多的成就，原因是我所做的选择。可以把简约归结为两个步骤：①确定要点。②排除其他。我将我所有的精力和注意力集中在某一个挑战上，障碍则必将会被扫除。我宁可一次只专注于一个目标……而不是试图同时去完成所有的事情。”
——利奥·巴伯塔（Leo Babauta）
《少的力量》（The Power of Less）
（Hyperion出版社，2009年版）
“从最严格的意义上讲，你不应该每一天尝试去做很多的事情，你不应该试图用某种让人坐立不安的工作去填满你的每一秒钟。我花了很长时间才明白这一点。我以前很喜欢那种以工作量来计算成果的方法。
其意图……在于提高个人生产率。”
《每周工作四小时》
费瑞斯指出了忙碌和效率之间的重要区别。费瑞斯指出：那些整天忙忙碌碌的人——忙完一个活动又忙另一个——事实上可能是以牺牲有效性为代价而维持其忙碌状态的。你的目标就是富有成效——即你所做的事情必须能够让你更加接近你的目标。
想在工作时集中注意力吗？
那么，你就减少分心，排除干扰吧！以下是一些建议：
对于分心因素：
1．远离互联网。
2．关掉手机。
3．关闭所有电子邮件提示。
4．拔掉电视机插头。
5．将一切电子产品（如视频游戏）移出工作区域。
对于干扰因素：
1．如有可能，在工作时把房门关上。
2．如果不可能，而且周围有其他人，那么你便：
A）戴一顶棒球帽，将帽舌下拉，表现出不友善的样子，
B）避免同经过的人进行目光接触，
C）戴耳机（即使什么都不播放），并且
D）把一盒面巾纸放在身边，把其中几张弄得皱巴巴的放在近旁，表明你感冒了。
如此等等。
“即使你的大脑一次能够容纳几大组信息群，你也难以在同一时间对多个信息群进行意识清晰的处理——却不产生不良影响……尽管从生理角度来说，有时一次能够从事几种不同的脑力劳动，但其精确度和效果将很快会大打折扣。
科学家哈罗德·帕施勒（Harold Pashler）表示：当人们同时在做两种认知任务时，他们的认知能力可能会从哈佛MBA的水平下降至一名八岁儿童。这种现象被称为双重任务干扰……教训很清楚：如果准确性很重要，那么，就不要分散你的注意力。”
——大卫·洛克（David Rock）
《你的大脑在工作》（Your Brain at Work）
（哈珀·柯林斯出版社，2009年版）
喜欢的有关提高工作效率和时间管理能力的技巧与策略 A．学会迅速丢弃且不内疚。有收集癖的人讨厌这样做。要学会丢掉没用的东西。要删除电子邮件。东西越多意味着垃圾和杂波越多。你丢弃得越快，你就越能轻装前进。
B．对于每天进入你工作日程的各项事务，要立即作出决定该如何处理。无论是一条短信、一封电子邮件、一个留言、一封书信……还是什么，要么：a）马上处理，b）丢弃，或c）保存。要克服“日后进行处理”的冲动。这一技术的一个子方法是建议“每一个文件只碰一次”。
C．将属于某个单一项目的每一份文件、每一本书或文章放在同一个地方。对我来说，当我开始写某本书时，我发现，将所有的研究内容放在一个盒子里的做法能让我平静下来，有助于我整理思路。
D．一天抽一或两次时间回复语音讯息、短信或电子邮件。如果你工作时允许自己被不断地打扰，那么，你就永远无法把任何事情做好。专家认为，当人们在富有成效地进行工作时因受到打扰而中断工作，他们需要花5～10分钟的时间才能恢复到原来的工作状态。
E．建议你戴一只具有数字秒针显示功能的运动表。我不知道还有什么更好的方法能让你更加关注时间的流逝！
F．通过一些方便易用的方法，随时把一天来进入你脑海的想法记录下来。这样做，可以帮助你减少因担心会忘记一些你需要做的事情而带来的紧张。
G．教会自己快速阅读。就像心理坚忍一样，速读是一种可以培养的技巧。以下是了解速读的唯一最重要的观点：
无论读什么书（当然，本丛书除外），你都不需要逐词阅读。
通常来说，通过阅读其中大约50％的字词，你就可以了解作者的写作意图。
对我来说，使用下列方法组合可以使我了解我所需要的内容：
（1）只读每一个段落的第一个句子；
（2）阅读所有黑体字、下划线或斜体字部分；
（3）只读有关内容介绍和总结的段落或章节；
（4）纵向浏览，而不是横向阅读；
（5）读书时不要不出声地读（尽量做到这一点）；
（6）一次读完一页或几段，不重读，除非你确信漏掉了什么。
“一般来讲，读者最少可以将他们目前的阅读效率提高三到四倍。（快速）阅读是一种技巧——一种能够培养或习得的能力。”——韦德·卡特勒（Wade Cutler）《三倍速英语阅读》（Triple Your Reading Speed）（Pocket Books出版社，2002年，第四版）
H．毫不犹豫地寻求帮助。在做任何一件事情之前，通过寻找之前做过此事的人，并寻求他们的指导，你可以节省大量的时间。重新发明车轮毫无意义。
不管你在做什么，以前都可能有人做过此事。如果你能找到这样一个人，并说服他们对你进行指引，你肯定会节约大量的时间和精力。
I．只要有可能，要一次性或者在一个时间段内完成一项任务。
帕金森法则说明：完成一项工作的时间会膨胀到你所拥有时间的极限。如果你有3个小时去完成一个项目，那么，你将在3个小时内完成它。如果你有一个星期时间，那么它将会用去你一星期，而且很有可能，你所完成的产品也不见得就比3小时完成的产品更好。
J．继续前进。在你完成一项测试、一本书、一个项目或者一天的工作后，就不要再去想它。一切都结束了。那已经是过去的事了。不要浪费宝贵的精力去设想会发生什么。
有关时间管理需要记住的十个最重要的观点 1．自我意识是先决条件。
只有当你真正意识到你是如何支配时间的，你才能去管理你的时间。我建议你记一个星期左右的时间日志。观察一下在哪些方面你可以重新分配你的时间支出。
2．目标设定是第一步。
除非你确定了你想要达到的目的和想要达成的目标，否则不必为时间的流逝而担心。如果连自己应该朝哪个方向去都不知道，那你是在盲目地旅行。
3．选择是艰难的。
时间管理最终就是关于做出选择的。你每天都有24小时的时间可用。每星期168小时。你该如何去使用这些时间，选择权在你手里。目标达成讲的就是做出艰难的选择，就是在许多需要你付出时间的、相互竞争的需求中做出选择。
4．你可以“创造”时间。
寻找方法将非生产性时间转变为生产性时间。找出一天或一周中的空闲时间。你可以富有成效地利用这些时间，而不是坐在那里等待事情发生。通过运动和健康饮食增加你的能量。在你的每一个小时里，你的精力越充沛，这一个小时对你实现目标所发挥的作用就越大。
5．拖延是大敌。
拖延是一种令人讨厌的诱惑。然而，你必须同这种冲动进行斗争。试着将自己设想成：你要么在前进，要么在后退。要么，你是在向着你的目标前进，这当然很好。要么，你是在远离你的目标。当你站着不动时，你的目标很有可能是在离你远去。
6．要有一颗“似水之心”。
如果你能够清理你的工作区域、你的生活，并最终清理你思想中的杂波，你将会显著增加你的工作成效。杂波是高效和强大思想的障碍。当你清理了思想中的杂波，你的思想就获得了解放！
7．计划和准备是值得花精力去做的。
通过提前考虑你想在某一特定事件中或在某一个特定时期内达成什么样的目标，你可以增加成功实现自己所要做的事情的预期。
8．通过确定优先次序，你可以做到去芜存精。
确定优先次序意味着决定什么时候你要做什么。通过确定哪些是最重要的项目，对你的每一天和生活进行组织，你可以增加你想要达成自己目标的可能性。确定优先次序的方法之一是要记住二八定律，也就是说，导致达成你目标的80％的进展来自你20％的活动
9．专心致志是问题的关键所在。
通过减少干扰并将注意力集中于手头的工作，你可以使自己努力的效果成倍增长。分心是梦想的杀手。它们会削弱你的聪明才智。当你决定工作时，那么就工作，不要让来自外界的干扰打断你的努力。
10．选择对你来说行之有效的时间管理技巧。
我们已经确认了能够提高效率的时间管理技巧。有一些可能会让你感到有意义，有一些则不然。你可以对不同的方法进行试验和尝试。关键是要努力把你的每一个小时使用得尽可能合理有效。

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