工作中我们会遇到一些起草大量报告或合同的情景 。但这些报告或合同中的信息一般都储存在excel中 。如果只是说起草10份报告 。靠复制粘贴也没啥问题 。但要是更多呢？那如何快速完成呢？就靠“邮件合并”这个功能 。
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比如上图中的Excel信息要批量导入Word版的项目信息表中 。
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【邮件合并的基本操作步骤 如何利用Excel及Word批量出报告或者合同】第一步 。我们先点击菜单栏中的“引用” 。再点击“邮件” 。
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第二步 。点击“打开数据源” 。选择我们要关联的Excel表 。并勾选Sheet1（我们这里数据在Sheet1）后点击“确定” 。
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第三步 。选择要插入数据的地方 。如“项目名称” 。点击“插入合并域” 。选择“数据库域” 。点击“域”中的“项目名称” 。（这里“域”显示的就是Excel表Sheet1中的“首行”）,最后点击“插入” 。
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在插入所有需填写内容后就到第四步了 。点击“查看合并数据” 。这个主要还是是用来检查数据插入有没有异常的 。点击“上一条”、“下一条”就可以切换查看了 。
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第五步 。首先点击“合并到不同新文档” 。我们“以域名”这里选择“项目名称” 。这样新生成的文件会以表格中“项目名称”来命名（当然也可以以“申请人”等来命名 。看大家工作要求了） 。“合并记录”这里我们输入“从1到8” 。当然也可以点击“全部” 。（需要注意的是 。如果勾选“全部”一定要检查Excel表后面的行不能有数据或边框 。否则会一直自动生成文档直到无边框或无数据的行为止 。）
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上面就是生成后的结果了 。
希望这次的分享对您有所帮助 。如果讲述中有错误的地方 。多请指正 。
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