在公司里，团队成员之间的合作是不可避免的，有时候，一个文档需要多人一起编辑，在这个过程中，传统的文档反复传送更改不仅效率地下，还无法保证文档数据的安全性。因此，一个能够让参与者都能够同时参与到文档编辑中来，并且在任何时候都可以进行跨部门的分享，确保文档的安全性，提高整个团队的工作效率的工具对于企业来说必不可少。
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我们为何要使用文件协同工具
- 即时合作：如果有多个小组的人经常在一起工作，那么文件合作的工具会帮你节省大量的时间。
- 版本控制：真正的优势是，你可以使用先进的“撤消”，大部分的工具都可以查看以前的文件，并且在必要的时候可以还原。
- 管理审核流程的能力：由于通常的收件箱中存在大量的噪声，所以通过 email分享反馈信息的功能是无效的。文件合作工具可以使您和您的同事集中精力处理手边的工作，并排除一切其它的分心。
- 提高安全性：有可能会把电子邮件转寄到不正确的人身上。文档合作工具让您可以对哪些人可以存取您的档案进行控制。
- 使用情况追踪与报告：在很多场合非常有用。设想你对一个新员工进行培训，你很好奇他们有没有看过你的招聘手册，或者你想知道你的上司有没有看过你上星期发给她的那份报告。
- 集中式知识库：一些文档协同工具包含了把文件编入可检索的类库，这样可以方便地对小组进行集体知识的管理。
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优点：
- 内置的编辑功能，包括丰富的文字编辑和 Markdown编辑器，与 word相似，容易入门，多端适应，移动电脑均能使用；
- 多层次的栏目设置、分级管理、知识组织、陈列条理分明；
- 知识库显示界面简洁漂亮，官方提供20+个主题，可按需一键切换；
- 查询内容简单，只需输入关键字就能查找到有关的信息，从而极大地缩短了查询所需的时间，提高了工作效率；
- 共享内容快捷方便，适合多种平台使用，只要按一下链接就能看到；
- 数据备份与下载，可即时写入，可提供多种形式的数据输出及备份，可使多人协作，提高工作效率，并丰富知识库的内容。
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