写给小朋友书（三）时间是最宝贵的资源，它不可重复，永不停止！
这篇的目的是想引导你去思考目标，梦想和简单的建立如何规划最佳前景的路径模型
上一篇我们讲到了天赋，那么职场天赋真的是与生俱来么？还是可以培养的？性本恶还是性本善的话题讨论了上千年没有定论。我们讨论过Open mind 和close mind的区别，AI的学习机制，儿童教育，社会环境影响，be Agile, not do Agile包括你会来我这里印证对“当一个政党出现狂热者时，他会不由自主地宣导组织原则，而使人们远离”的理解。这种片段交流过程让我们建立了一种通过思考，讨论来调整认知系统的环境和习惯。也就是说在同样的经验甚至没有经验的情况下，选择擅长且有极大热情的领域，可以使你高于其他人的速度成长起来，这就表现为天赋。所以它是通过时间可被培养和提高的。那么用好时间就很关键了。
进入职场，有个名校研究生，你已经具备了特定的成长潜力和可能性（天赋）。那么是什么导致了同班同学在进入职场三五年后产生的巨大差距？时间管理！
时间管理是一个人成功的关键因素。良好的时间管理并不意味着你应该忙忙碌碌，而是在需要的时候能有效的利用时间。且它不应使你的人生变成苦海无涯， 反而产生颓废的心态，所以过高占据全部生活的职场目标也是不可取的。所以如果你的爱好是有益身心的，如睡觉，做白日梦，遥望星空，请保持。
如何进行时间管理？（有效率用时间）
1. 意识培养/保持敏感：时间作为一种资源，它是有限的，必须高度敏感于时间流逝。所以我们首先要建立一种定期去回顾的机制，以保持敏感度，这样才有可能对它进行有效管理。- 即首先需要知道用于什么地方的时间会让我焦虑（消耗）或给我以满足（兴趣所在）。因此第一步我们要建立一个时间记录清单作为分析和平衡时间的基准，使目标和兴趣能协调一致（如你喜欢视频，过多的看抖音则会压缩你的专业学习时间，而过多的专业学习则单调乏味，那么就需要调整时间清单来平衡两者的时间，使双方都得到满足）。
2. 目标建立：目标是成功的催化剂。只有确定努力的方向和目标，才能决定如何安排时间。而设置成长性目标最重要的原则是跳起来能够着，这需要不断调整对自己的认知和理想。所以需要建立一个定期回顾和问自己的过程：我希望成为什么样的人？=>我现在是什么样？打算怎样从现状出发去实现自己的理想？实现理想的步骤和措施是什么？=> 这是一个目标->步骤->时间的过程，也就是计划。（可结合我们基础项目管理课程（2）里的专业技巧来加深和实践这部分）
3. 抉择：每天有无数的事情等着，你是得过且过，还是为未来而努力？你现在的时间用在哪里决定了你三五年后的模样，所以说时间管理在很大程度上讲就是选择。在当下满足与牺牲之间进行选择-学会如何利用痛苦和快乐，终将使你的人生能在能力所及范围内由自己做主而不是任由其他力量主宰。
注：这里我们得认清一个事实：人生来不平等，生活也是不公平的，不是努力就可以得到。我们只能是通过做出一系列尽量正确的选择，保持一种想要成功的姿态，获得最大的去实现想要的目标机会。
4. 克服拖延症/按计划执行：
当你确立了高度时间意识，设定了目标，做出了选择后，那么你就需要面对竞争需求所带来的压力了。坚韧不拔的精神是一种可以培养的技能，去克服朋友圈，晚睡，游戏，承诺与义务，诱惑，任何会对你造成干扰，影响你达成目标的事。
1)确定和坚信你的思想。
2)将思想作为有形体来管理。
I.如果我们从物理模型来理解，一个静止的物体从静止到运动需要克服静阻尼，与动阻尼相比它时很大的，所以开始的时候需要一个很大的推动力使它动起来。而动起来以后，只需要保持很小的力就可以持续前进甚至加速。所以建立习惯并保持可以让克服困难变得容易得多。
II.去理解是什么造成你得执行困难（思想痛苦），拆解为更简单得可执行计划，设置一些规则来帮助你减少思想上得痛苦等。
III.去除杂乱： 大部分人的大脑一次只能处理一个主导思想。思想杂乱会引起紧张，导致无所作为，降低效率。所以将思想当作有形系统去管理和保留需要的内容，可以让大脑得到休息。精力也是一样。这时候制定目标，用计划的是否可行就可以控制工作范围的扩展程度，避免过细和冗余。
5.精力集中和心态平稳：你的心越平静，你的效率就越高。而通过培养良好的技巧和建立信息收集及存储机制，我们能够培养似水之心。（如建立信息搜集和处理系统-任务清单，可以使当日效率提高25%，知道时间都去哪了，未来更好的规划时间，并可让长期能力增长显性化，从中获得满足感）
【写给小朋友书（三）时间是最宝贵的资源，它不可重复，永不停止！】短期记忆往往保存的是不完整，未决的，无条理内容部分。每个人的大脑容量有限，且遗忘是人类保护情感伤害的一种修复机制。所以制定筛选记忆内容和定期整理记忆系统的规则也是高效必不可少的手段。
下面以我们一些共同的经历来具体探讨一下怎么时间管理是怎么做的
=》使你的工作区域更具有吸引力，并配备你工作所需要的一切。（有助于心态稳定和精力集中）。每个人的习惯不同，所以这只是一个例子。
=》创建一个档案系统，保存你的每日工作纪要。带编号的文件目录可以使每个文件夹固定位置，减少你寻找时的搜寻和判断时间。
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=》在固定路径（02_Working files）下创建一个工作清单/及时处理每一个任务/对每个任务做出单一选择：1. 立即采取行动;
2. 放弃;
3. 应对计划，并重复选择
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每天的记录包含时间分配，任务描述，状态更新和关键点记录及总结，以及附加一些重要对话截图或者额外信息注释。可以用红，黄，灰色分别代表超出处理范围，有Open 项目需要持续跟进和已解决来可视化提醒自己如何后续处理这些任务。
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我的习惯是同时在working file内包含一些在行长周期任务本身的完整计划，以方便根据daily进展情况及时比对更新原定计划。
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将想法变为行动步骤，定义具体的产出要求和标准，量化出每个产出物的执行计划
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=》一旦决定了行动步骤，短时间内的简单任务。
=》重要任务要建立良好的提醒系统
如设置闹钟/手环。让别人来提醒。定期回顾记录。记录标色。
=》每周对存储系统和生产效率进行检查和分析。
=》至少一个月进行一次长期目标回顾。
当我们建成了一个时间管理过程和模板流后，我们还可以使用以下技巧来保障质量：
1. 利用列表寻找碎片时间规律，这些碎片时间可以用来完成不需要深度思考的简单任务。
2. 减轻压力：很多人总希望在很少的时间想做很多的事，这其实是一种自己产生的干扰和压力。我们常说做事要保持节拍，就是因为每件事的完成有其必然的过程和规律，不能无限压缩和跳跃，否则事后的代价可能是3倍，五倍甚至付不起的（见项目管理基础培训（4）风险管理）。所以与其全面开花，没一个做好的，不如抓大放小，做一个成一个。所以才需要依靠合理的计划，去平衡掉这种无谓的压力。
做计划的习惯是让你养成我们为何而做的思考，磨刀不误砍柴工。每一个小时的计划等价于五个小时的执行。做每日计划的时候需要问自己：今天要做什么？我有多少时间来完成，优先级如何？如何在里面调配精力分布，任务之间有彼此联系么？是否有多团队配合任务需要设置提醒时间等。
3. 批处理：尽量将多件事放在一起。计算机里有批处理的概念，按规律自动成批执行汇总的命令或程序。在日常工作里我们也可以将任务汇总以提高效率。比如考核供应商质量，可以在差旅计划时把所有南方类似产品的供应商放在一起，让同一组人去顺序考核。这样即省费用也会提高时间效率。
4. 准备：充分准备可以减少总付出。关于如何开会我们层做过三次课，当完成以后我们可以看出目标明确，准备充分的会议可以极大提高所有参加者的参与度，时间效率并引导出有效结论。我们常说的电梯演讲，在短短几分钟内要达到目标，更需要充分的准备。
5. 行动力：很多时候我们必须做出决策，但是因为恐惧，我们宁愿停留在不停的分析和假设，不停的去推演过程，而不是通过行动的反馈来完善认知系统和后续行动。所以花时间去考虑，但一定要即时把握机会发起攻击，尤其在VUCA时代，变化周期在急速缩短的情况下。否则就是本末倒置。
6. 记录过程中的想法和心得，在回顾是提炼，归纳和创造。
任务清单里的每个事项都可以分到下面四个象限内。
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由于大部分人习惯性会以紧急程度来作为事件执行驱动，而不是有计划的去提前规划重要的事件，所以在公司里很容易看到一种到处问题不断，大家忙忙碌碌的状态。这样的状态不停发生其实说明了整个组织管理内控系统的失控。但存在一个现象即由于问题不断，所以受到高层重视程度最高，反而容易留下任务艰难，人员努力的印象，得到嘉奖。导致那些被忽略的真正懂管理预防，有远见卓识的员工流失，最终变成整个组织的代价。所谓的会哭的孩子有奶喝，这点在以个人风格主导管理的中国非理性管理组织企业中尤其典型。这是由于管理内控系统不健全，无法对总代价造成原因做完备准确的数据追溯，所以只能按感受和刷脸率来评估考核，结果表现为组织级目标失效，考核失效。
四个象限的内容：
=》重要而紧急：一些突发性的必应事件。（不产生价值的）
=》紧急不重要：大多为被动应答的一些事件。
=》重要不紧急：能力的提升与学习、高价值的坚持、长远的规划发展、关系与资源的维护、健康的保持和心态的调整等等。（产生价值的）
=》不紧急不重要：可以忽略的事件
事件处理顺序：首先是重要而紧急的-（立刻去做）， 接着是重要不紧急的（制定好计划去做）、后面才是紧急不重要尽量交给别人做，最后是不紧急不重要的，可以忽略不做。
一个良性的循环体是保障65%的时间花费在重要不紧急的事件上。这样重要紧急的事件才会不断减少，不再瞎忙。对于重要而且紧急的事情，不用多想立刻去做。
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