7步快速设定工作优先级
最近我正在参加一个公司内部的新经理人培训课程。一开始我其实对这类培训不是很感冒，总感觉这些培训类的课程，实用性不高，大都偏于理论，可能对实际工作帮助不大。我想这也是大多数程序员会有的想法。但是最近我正在尝试走出程序员的圈子。避免用程序员的思维去单一思考问题。所以希望自己可以接触到更多的知识。所以我报名参加了这个课程。
今天这个可能主要讲的是优先级的排序问题。我们知道在日常工作中，除了已经计划好的工作之外还会有很多紧急的事情。比如，有生产环境的数据库(DB)突然连不上了；生产环境的某个数据突然变的很高，超出预警值了；或者直接就是客户需要的报表迟迟没有生成，等等这些问题，都是需要我们立马去响应的。那么如何去合理有效的安排这些工作的优先级呢，可能我们每个人在日常工作中，都已经有了一套自己比较成熟的应对方案，只是自己没有去整理过这样一个优先级理论。事实上，我自己也有一套自己的处理问题的理论，只是没有自己去系统梳理过，现在正好，可以通过一些课程的学习，理论结合实践，给自己一个总结。
这里介绍的方法是7步高效设定优先级。
第一步：列出所有的任务。
第二部：找出紧急且重要的任务。
第三步：评估他们的价值。
第四步：预估工作量。
第五步：时间分区。
第六步：灵活性和适应性。
第七步：知道什么时候该舍弃。
下面对每一步做一些拆解。
第一步，就是把需要在这一天完成的所有的任务都列出来。先不管他的优先级顺序。比如你到办公室打开邮件，会看到很多需要处理的事情，或者早上你的同事或者老板给你说了几件事情。我们需要做的就是把所有需要今天完成的任务都一一列出来。
第二部，找出那些紧急且重要的任务。也就是那些你马上就要处理的任务。什么是马上就要处理的问题，你可以试着想一下，这个事情是不是不处理，马上客户就会投诉，是不是会给公司带来经济上的损失，或者是不是你老板待会就会过来找你。还有一些事情是现在暂时还不是那么急，但是过了1个小时不处理，这个就会变的越来越紧急。可以参考一下下面这张图。
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紧急重要4D图1 上面这张图可能给人的感觉时间是均匀分配的。下面这种图可能让人看起来更舒服一点。
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紧急重要4D图2 然后再看一下你的优先级列表里，哪些是需要在这一周里完成的。把那些可以在这周结束的时候完成的任务放入DECIDE这个区域，把那些马上就要处理的放入DO区域。正常情况下， 我们在分配时间的时候，用80%的时间处理重要且不紧急的事情（这是比较理想的情况，也就是上图为啥这块区域的面积最大），用剩下20%的时间来处理那些重要且紧急的事情。这样的时候分配，会让我们感到比较舒服。而如果大部分时间都在处理重要且紧急的事情，那么我们就会非常疲劳。而对于一些紧急且不重要的，如果能分配出去的，就分配出去给其他人来做，就好了。而那些不重要不紧急的事情，比如有人提议周二去吃顿好的。就可以把他从列表里删除。当然老板说要跟你周二中午去吃个饭，你还是要记一下的。：）
第三步，评估任务价值。现在我们拿到了重要且紧急的任务列表。可以把这个看成是新的任务列表。在这份列表里找到对团队，对公司最有价值的那部分，然后再做一个优先级从高到低的一个排序。如果自己没有办法决定哪个优先级最高的，可以找你的经理或者老板问一下，哪些是优先级靠前的。
第四步，预估时间。现在我们已经列出了重要且紧急的任务列表，也知道了业务价值高低的排序。然后就是要给完成每个任务所需要花的时间作一个排序。有些时候，你会发现任务的业务价值可能差不多，这个时候，你可以去看一下他们所要花费的时间。一般效能专家建议，先从那些花时间比较多的任务下手。但是这个也不是一成不变的。如果你是一个想要快速看到结果的人（作者本人就是），你可以先处理花时间比较少的任务，再处理花时间比较多的任务。这样我们列出的重要且紧急的任务列表就会变的越来越小了。
第五步，时间分区。就是根据前面我们预估的时间，然后把任务都分配到每一个时间段里面。比如在某个时间段就是处理任务A的， 然后在下一个时间段是用来处理任务B的。这样我们就可以有计划的去实施每一个任务了。同时我们也知道正常情况下，人在一定情况下专注力不可能很长的。就类似我们在学生时代，每节课规定45分钟一样，到时间了，就要下课，休息15分钟。这样人的效率就会比较高。实际的操作过程中，可能会有很多例外发生。但是这个也不要紧，可以根据第六点来实时调整。
第六步，灵活性和适应性。让自己变的灵活和适应性强。类似第五点规定的时间里没有做好规定的任务怎么办，是该停下来转做其他的任务，还是立即找人帮忙，还是继续给自己多一点的时间。这个过程都是随时在变化的。一定要根据实际情况，做出合适的选择。如果自己搞不定，就可以找自己的manager或者经验更丰富的前辈讨教一下。随机应变，才能更好的完成各种任务。
【7步快速设定工作优先级】第七步，知道什么时候该舍弃什么。如果任务太多，自己或者团队来不及处理这么多的任务，这个时候，就要放弃一些任务。对于那么不是很紧急很重要的任务。我们就要果断的放弃。
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