《高效能人士的七个习惯》(好的时间管理,每天只做6件事)

作者:弘禾师兄
《高效能人士的七个习惯》(好的时间管理,每天只做6件事)
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什么是时间管理? 时间管理,指的就是做事前进行规划,并且在实施中运用一定的技巧、方法、工具,对时间的灵活掌握和有效运用,最终实现你个人或者整个组织的目标,这个过程就叫做时间管理。
曾经有人做过这样一个实验:
他邀请两个人过来,每个人面前放着一个一样大的罐子,罐子旁边分别放了相同数量和体积的石头,石头有大的,也有小的。他要求参加这个实验的两个人,将桌子上放着的石头分别装在自己面前的罐子里,但顺序不可以一样。
第一个人要先把大石头放进罐子,之后再把小石头放进罐子里;
第二个人要先把小石头放进罐子,之后再把大石头放进罐子里。
规则讲清楚后,这两个人便开始了行动。计时结束后,实验的结果令在场的所有人都大吃一惊:
第一个人,先把大石头放进了罐子,大石头的旁边还有很多空隙,然后,他又将很多小石头放进了罐子,这些小石头将大石头旁边的空隙填满了,最后他把自己面前所有的石头全部都放到了罐子里。
第二个人,先把小石头放进了罐子,之后才将大石头放进罐子,可无论他再怎么变换大石头的摆放位置,余下的几块大石头依然无法全部放到罐子里。
这个实验的结果令在场的所有人非常震惊,同样的罐子,同样的石头数量和体积,只因为放入石头大小的顺序不同,结果就产生了这么大的区别,这是为什么呢?
其实,这个实验很好的解释了时间管理的重要性。意思是说:实验中的大石头比喻的是整块的时间,小石头比喻的是零散的时间。有效的时间管理,你需要先将整块的时间处理大事情(如:大石头),空隙时间再去处理零散的小事情(如:小石头),这样在单位时间内,你的工作效率才会更高。


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你为什么需要时间管理? (1)人很容易受到外界的影响
不同的年龄段,注意力集中的时间是不同的。幼儿一般注意力集中在15分钟左右,小学的儿童注意力一般能达到40分钟左右,青少年的注意力一般在50分钟以内。而美国有一项研究证明,成年人高度集中完成一件非常枯燥的事情时,注意力集中的时间最长不超过20分钟。
所以,人的注意力是很难长时间集中的,而且很容易受到外界的干扰与影响。
比如你是一位管理者,那你最大的困扰应该就是有太多来自外界的干扰,你需要随时放下手边的工作,去处理一些临时的紧急的事情。有些事情可能是你不想做,但不得不去做的。如果紧急的事情比较多,那你无疑会一直处于扑火的状态,同时也没有更多的精力去处理其他的事情。
如果想改变现状,对你自己来讲就急需要进行时间管理,你可以将时间进行分档,设定某些时间段为你的工作空档期,当有人临时过来找你讨论或沟通时,你可以告诉对方,你现在比较忙,如果对方不着急,可以在你的空挡时间过来找你沟通。这样你才能更有效的管理好自己的时间,在单位时间内有更多的产出。
(2)人在做事时通常欠缺一些方法
我经常听有家长对孩子说:“你太笨了,这点东西都学不会。”殊不知,不一定是你的孩子学不会,很大概率的是他缺少一些方法。
在我还是学生的时候就发现,学习好的同学与学习一般的同学,最大的差别其实是“掌握了一些好的方法”,而非先天的智商差别有多大。
比如,让你记住《三十六计》中每个计策的顺序,学习成绩一般的同学,可能就会死记硬背,即使背过来了,过段时间也很可能会忘记。但学习好的同学,可能就会寻找快速记忆的方法。比如第三计是“借刀杀人”,你就可以把3想象成你身体上的耳朵,假设你耳朵上戴着一个耳坠,这个耳坠是一把刀,你一转头,就不小心把人给杀了,这样你肯定就记住这个知识点了,而且基本上不会忘记。这就是掌握方法的重要性。
实际上我们会经常运用自己所熟悉的,或者直觉能想到的方法去做事情,但这并不是最有效率的方法。
完成一件事情,通常可以有很多种方法,关键在于你是否能找到最简便最快速的方法。不要事情发生就立马去做,可以先花上几分钟思考一下,有什么样的方法可以让这件事情完成的更有效率?
(3)有效时间管理提升你的硬实力
天可补,海可填,南山可移。日月既往,不可复追。——曾国藩
这句话充分体现了曾国藩对珍惜时间的感叹:“天破了可以补,大海也可以填平,南山也可移走。可时间一去不复返,再也回不来了。”
的确,如果按每个人一生能活100岁算,生命不过36524天。虽然生命是有限的,但每个人的活法不同,最后取得的人生成就也就不一样。
生命有限,如何在有限的生命中,合理利用好时间,管理好时间,使自己的人生创造更大的价值,是我们最值得关注的问题。
比如我见过很多公司的CEO,包括我自己在内,都是每天早上5点左右起床,在上班前的这段时间用来学习,也就是用来提升自己的“硬实力”,上班后每天最多只处理几件非常重要的事情,这些事情按照重要程度进行排序,重要的事情用整块的时间来做,其他空挡时间去处理琐碎的一些事情。这样每天的工作效率会很高,即使没有完成6件事,之前完成的也是最重要的事情。
如果你没有有效管理自己的时间,在单位时间内没有有效的进行时间及工作的安排,长久下去很可能就会与别人的差距越来越大。
现代社会节奏加快,竞争加剧,人与人之间的差距往往是由你单位时间产出的“硬实力”而产生的,所以管理好自己的时间,是你需要重点做的事情。


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时间管理的方法 时间管理的发展速度很快,到目前为止已经发展了四代时间管理的方法。
(1)第一代时间管理:建立备忘录
这种方法主要是建立备忘录,比如列一个list,把一天要做什么事情都一一记录下来,之后再一件一件的完成。这个方法让你清晰的知道每天做了什么,使用这种方法的人对时间已经有了初步的管理概念和管理能力。
这种时间管理方法的优劣:
? 优势:通过对每个事件的记录,可以很清晰的知道你具体做了哪些事项;
? 劣势:个人的活动被事件控制,按事件顺序去做事,结果往往是人被事件所控制。
? 反思:这种时间管理法,过度关注每个事件的完成,比较机械的按照事件的先后顺序去执行,但事先安排的事情是不是当下最重要需要去处理的并不清楚,执行力在这里没有得到有效的应用。
(2)第二代时间管理:工作计划和时间表
这种方法主要是:事先准备一个详细的工作计划和时间表,然后按照这个工作计划逐项进行实施。比如在所有要做的工作之前,把清单列出来,给每项任务定一个期限,例如早上5点-7点为读书时间,7-9点为洗漱吃饭时间等,每一项任务都有开始时间和结束时间。这个方法也被称为行事历时间管理法。
这种时间管理方法的优劣:
? 优势:提前做好计划,自主支配事情,效率感强,工作效率有明显提高;
? 劣势:计划通常缺乏目的性,效率虽有明显提高,但效益却不是很明显,有可能会导致自己更加忙碌。
(3)第三代时间管理:追求效率的优先级
这种方法主要是:也就是依据轻重缓急设定短、中、长期的目标,再逐日制定目标计划,将有限的精力进行合理分配,争取达到最高效率。
这种时间管理方法的优劣:
? 优势:可以将有限的时间进行合理分配,争取达到最高效率;
? 劣势:过分强调效率,把时间绷的很死,使人失去一些维系感情、享受个人需要和享受意外惊喜的机会。
? 反思:这种时间管理法,注重在忙碌中调配时间与精力,过度关注效率,但往往产生的效益并不明显,计划有时候可能也是盲目的。
(4)第四代时间管理:追求效能平衡的优先级(在个人管理基础上的时间管理)
有这样一个故事:
伯利恒钢铁公司的总裁查理斯·舒瓦普,有一次去拜访有名的效率专家艾维·利,艾维·利告诉查理斯·舒瓦普,他给舒瓦普一个东西,说是这个东西可以在10分钟内,帮助他把公司的业绩提升至少50%。
艾维·利随手递给舒瓦普一张白纸,并对他说道:“在这张白纸上,写下你明天要做的6件最重要的事情。”写下这些事情大约花掉你5分钟的时间。
过了一会,艾维·利又说道:“现在用数字,在每件事后面标明,这件事对你和你的公司的重要性次序。”这大概花费你5分钟左右的时间。
艾维·利又接着说:“现在你需要把这张纸,放在你的口袋里。明天早上,你要做的第一件事就是把这张纸条拿出来,把最重要的一项找出来,完成它。这期间不要看其他的,只看第一项,直到做完为止。
然后,你用同样的方法,对待之后剩下的5项工作,直到你下班为止。如果到下班前,你只做了5件事,那也没关系,因为你总是在做着最重要的事情。
接着艾维·利又说道:“你每天都要这么做。经过一段时间,你对这种方法的价值深信不疑后,让你公司里的其他人也用这个方法来工作。这个实验你想做多久就做多久,之后给我寄一张支票过来,你认为这个方法它值多少钱,你就给我多少钱。”
整个见面的时间不到半个小时,几个星期之后,舒瓦普真的给艾维·利邮寄的一张支票,支票上的金额是2.5万美元。
5年后,这个当年不不怎么被人知晓的钢铁厂,一跃成为全世界最大的钢铁厂,艾维·利提出的关注6件重要事情的方法为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
从本质来讲,我们对时间的使用, 基本上就有两类,紧急与重要。如果按“紧急”和“重要”来做标记,紧急是横轴,重要是纵轴,这样就可以构成ABCD四个象限:
A象限:重要且紧急的事情
B象限:重要但不紧急的事情
C象限:紧急但不重要的事情
D象限:不重要不紧急的事情
如下图所示:

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有些人把精力放在A象限紧急且重要的事情上,此象限的事情需要立即处理,通常被称为“危机”或“问题”,如果你过分注意此象限,它的范围会越来越大,最终占据你的全部时间,于是你会一直处在扑火的状态;
还有一些人把精力放在紧急但不重要的第三类事物上,这些人每天在处理自认为很紧急的事情,但他自己却不知道,紧急的事情只是别人重要的事,对别人很重要,对自己就不一定重要了。
还有一些人会将重点放在C象限和D象限的事物上,但是每天都处于不那么负责任的状态。
高效能的人不会将注意力放在C象限和D象限事物上,因为无论这些事物紧急与否,它都不是重要的事情。
他们更多的会将精力放在第二类事物上,也就是B象限(重要但不紧急)的事物,他们通过对第二类事物的关注,来减少第一类(紧急且重要)事物的数量。
以B象限事物为中心的日程安排通常有以下四项关键指标:
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? 确认角色:做事情之前,你需要先确认自己的角色,你在家庭中的角色、工作中的角色等各种角色;
? 确认目标:考虑下一个周计划中,每一个任务下,你最想做的1-2个重要的事项,作为你的目标;
? 过程管理:给你最想做的事项安排好时间,假如你需要写一个项目计划书,那你可以在某一天抽出几个小时的时间专门来写这个东西;
? 随时调整:关注B象限之后,你会发现,你的工作会按照重要紧急的程度随时进行调整,不再是按部就班的按日程表去工作了。
所以,你最应该将关注点放在B象限,也就是(重要但是不紧急)的事项上,因为此象限处理的事情多,就会减少A象限(紧急且重要)的事情。
—END—
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【《高效能人士的七个习惯》(好的时间管理,每天只做6件事)】本文作者:弘禾师兄,稷下百家教育创始人兼CEO,一个努力奋斗的创业者。
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