材料归档如何做


材料归档如何做

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1、确定每一大类 , 例如你可以根据对象不同分为“顾客” , “供应商” , “同事”等等的文件夹 , 用简写的名字便于区分类别 。
2、按照每个大类下的文件 , 再细分 , 以前面为例 , “顾客”文件夹里我们可以再以每个顾客的名字或者代码进行进一步细分 。
3、同一文件夹下的同类文件统一命名 。继续以前面为例 , 在具体到某一客户的文件夹里 , 如果有多个订单信息 , 我们可以统一文件的名字为PO+年月日 , 如果是多个报价单 , 我们可以统一文件名为Q(quotation)+年月日 , 其他以此类推 , 如果是非常规性的文件 , 则不需要这样做 , 例如某次特别的图纸要求就直接按图纸内容命名就可 。
4、增加“已完成”与“正在进行”的文件夹 , 并且要定期(例如每周或者每半个月)把不需要继续跟进的文件夹放进“已完成”里面 。这样便于进行目标可视化跟踪及管理 。
5、不要在一个文件夹里放太多东西 , 若同类文件达到一定数量 , 可以建立子文件夹集中放置 , 例如你已经按年份进行归档 , 但是由于从2000年开始也有20个年头了 , 如果你觉得这20个文件夹有点碍眼的话 , 你可以再建立一个“往年文档”把20年之前的文件夹全部放进去 。
【材料归档如何做】6、不要保存不必要的文件 。删除非必要 , 无关重要的文件(例如沟通过程对某文件作出多次修改时 , 只要最终版本确定下来了 , 就可以把中间的修改版次删除了) 。

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