文章插图
1、确定每一大类 ， 例如你可以根据对象不同分为“顾客” ， “供应商” ， “同事”等等的文件夹 ， 用简写的名字便于区分类别 。
2、按照每个大类下的文件 ， 再细分 ， 以前面为例 ， “顾客”文件夹里我们可以再以每个顾客的名字或者代码进行进一步细分 。
3、同一文件夹下的同类文件统一命名 。继续以前面为例 ， 在具体到某一客户的文件夹里 ， 如果有多个订单信息 ， 我们可以统一文件的名字为PO+年月日 ， 如果是多个报价单 ， 我们可以统一文件名为Q（quotation）+年月日 ， 其他以此类推 ， 如果是非常规性的文件 ， 则不需要这样做 ， 例如某次特别的图纸要求就直接按图纸内容命名就可 。
4、增加“已完成”与“正在进行”的文件夹 ， 并且要定期（例如每周或者每半个月）把不需要继续跟进的文件夹放进“已完成”里面 。这样便于进行目标可视化跟踪及管理 。
5、不要在一个文件夹里放太多东西 ， 若同类文件达到一定数量 ， 可以建立子文件夹集中放置 ， 例如你已经按年份进行归档 ， 但是由于从2000年开始也有20个年头了 ， 如果你觉得这20个文件夹有点碍眼的话 ， 你可以再建立一个“往年文档”把20年之前的文件夹全部放进去 。
【材料归档如何做】6、不要保存不必要的文件 。删除非必要 ， 无关重要的文件（例如沟通过程对某文件作出多次修改时 ， 只要最终版本确定下来了 ， 就可以把中间的修改版次删除了） 。
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