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如何高效组织跨部门需求沟通会议( 二 )

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2）如何判断时长是合理的？
会议时长的“合理”意味着在规定的时间范围内上调动参会者足够高的注意力，进而为会议产生高质量的会议结论提供客观条件 。
相信大家多少都参与过那种漫长且无休止的会议，会议主题不明确，会议内容太发散，参会者注意力未集中等种种原因导致的会议延长，明明半小时本可以结束的会议足足拖延至2个小时 。所以会议组织者在制定会议时长时，可以选择遵守以下两个原则：
单位时长-遵循注意力优先原则：
如果横向跨越的部门众多亦或是会议沟通需求较多，往往可以通过将会议拆分成多个子议题进行讨论，那么每一个议题讨论时长则是一个“单位时长” 。而这样的时长可以遵循注意力优先原则 。
人的注意力集中分布在40-60分钟，所以一旦会议持续时间过长则会因为参会者注意力的下降导致会议效率的降低 。
所以会议组织者可根据会议议题将会议拆分成n个60分钟，并提供5-10分钟的中场休息时间 。通过这种方式去缓冲持续集中注意力带来的生理疲惫 。
累计时长-遵循有效时长占比优先原则：
如果将会议时长按照与会议主题关联程度高低可以拆分为2类，有效时长以及无效时长 。
「无效时长」指占用会议时间进行会议主题外的内容发散所占用的时间 。
例如，在讨论本期优先使用什么营销工具为议题的需求沟通会上引申出最近用户创建订单时遇到了什么系统BUG，引发一系列的吐槽 。这类时间实质上对形成本次会议结论并无直接价值，会议组织者应该尽量杜绝这类时长占比超过5% 。
「有效时长」围绕会议议题所开展的一系列会议商讨占用的时间 。
这类时间是有针对性的、具体的围绕需求沟通议题展开，有助于形成会议结论的时长，是我们重点应该保证的 。
2. 高度统一的会议结论跨部门沟通会议的组织最终的目的是形成统一的需求沟通会议结论，而何为统一以及为何要统一呢？我们分别进行说明：
1）认知上的统一
认知上的统一是指对会议结论的客观理解一致的 。即经过一场需求沟通会议后 ， 通过多部门视角的综合商讨 ， 大家对需求解决方案产生的背景以及最终解决方案的理解是同频的 。
保证了认知的一致性，才会为下文的“认同一致”建立前置条件 。若没有达成认知一致，那么基于一定程度的认知缺失，无形为下一步“统一的认同”埋下了隐患：
假设你作为公司预算管理项目的推进负责人，现在需要组织多业务线运营部门进行议题为“营销预算管理流程对齐会议” ， 会中你讲述了公司要推行预算管理的背景、目的并且详细描述预算管理的定义以及预算管理的执行流程 ， 经过几轮多部门业务负责人的商讨，终于80%的参会者理解了预算管理的目的、价值以及管理流程，而剩余20%参会者未完全参与会议讨论并理解 ， 在认知环节就开始出现认知缺失的现象 。
2）统一的认同
统一的认同是对会议结论的主观认可，而建立在统一认知的基础上的认同才是我们想达到的认同感 。形成一致认同的会议结论其目的是为了保证更佳的执行效果 ， 而未达成统一认同或则“无脑认同”（就是一种无所谓认不认同，只管执行的工具人思维）往往会出现以下问题：
执行过程的负面情绪：
试想非主观意志认同且迫于公司等级去执行某项工作的行为模式，从心理上就会有一种受压迫带来的负面情绪？而一旦产生类似的情绪也会间接影响到其他同事 ， 势必从心理上就丢失了主动位置 。
执行结果的变形：
出于客观认知以及主观认同心理缺乏的因素，主观上“不愿意做”以及客观上“做不好”往往会导致“例行公事，草草了事”的执行结果 。
执行者出于应付心理，选择低配合度、被动地执行，一旦缺斤少两或则直接不按既定结论执行势必会带来执行结果的变性，而这种变形也将成为影响项目最终收益的因素 。
没有积极情绪并加之应付了解的工作，持续消耗执行者耐心的结局导向大概率就是团队涣散，所以获取一致的认同感是极其重要的，也是高效需求沟通会议的重要要点 。
所以，会议形成高度统一的会议结论实质上是为会议之后项目计划执行的有效保证，因此作为高效跨部门需求沟通会议的标准之一 。
03 如何组织一场“高效”的跨部门需求沟通会1. 如何把握合理的会议时长1）合理拆分会议单位时长

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