如何高效组织跨部门需求沟通会议( 三 ) _生活知识

我们知道人们注意力集中的规律，所以我们在发布会议议程前可以预判有哪些核心议题，以及每个议题预计的耗时，通过整体会议时长的判断来拆分会议的“单位时长” 。以上述营销工具的需求沟通会议为例：
在单向汇报环节（如上例中1、2）我们可以基于会前准备内容篇幅以及问答环节预判大致耗时，所以会议时长相对可控。但对于讨论相对自有的环节（如上例中4、6）一旦无限制地发散讨论就会产生较多“无效时长”带来会议低效的现象。
所以为了在讨论环节尽量符合预期，我们可以尝试以下几点Tips：
2）自由讨论环节的时长管理
而在实际需求沟通会议的讨论环节，或多或少会出现论点发散的场景。为了达到第二个会议时长原则“有效时长占比优先原则”，可以通过以下两点进行调整：
会议正式开始：强调议程：
在会议进入正式环节时，产品同学可以优先介绍本次需求沟通会议的基本议程以及各议程时间范围。让参会者了解整体会议安排，并且为自由讨论环节预设一个时间初印象。
自由讨论环节：2个要点：
在自由讨论环节需要产品同学参与需求沟通的同时保持两2个关注点：“话题准确度”以及“议题讨论进度”，任一出现偏差则需要我们执行相应的措施：
「话题准确度：讨论话题与会议议题的重合度」
如上例，在第4提议“需求价值自由讨论”中，参会者讨论核心是在于需求能解决目前各业务线营销能力薄弱的问题，并且评估营销能力提升预计能给各业务线带来的逐条收益。但有部分参会者依旧在吐槽现状以及给业务带来的负面影响，此时会议的“话题准确度”就开始降低。所以一旦发现此类迹象我们不应被带入无关紧要的话题，有意识地将话题引向既定主题，或则直接终止当前话题并说明原因，重新回到议题中。
「议题讨论进度：议题讨论的实际时间进度，是否跟得上预期时间进度」
在话题准确度足够高的情况下，议题讨论进度依然未能赶上原计划，则说明评估会议时长环节出现明显偏差。此时则需要评估进度延迟程度：

程度一般：可以通过调整当前以及后续议题节奏追赶时间，则可通过告知参会者的方式让参会者知悉进度并配合我们一起调整实际进度。
程度严重：由于议题客观需要更多的时间商讨，此时可以预判超时时长并征求参会者的意见，如大家能接受延期则可以按计划进行接下来的会议议题，如部分参会者已有安排则建议将后续议题拆分在新的会议中再进行沟通。

2. 如何让会议结论高度统一1）会议结论的认知统一
要达到会议结论的认知统一，可以拆解成两个命题进行分析，即“如何让参会者理解会议结论”，“如何验证参会者理解了”，我们回到营销工具需求的案例中来：
如何让参会者理解“会议结论”：
假设案例中的会议结论是“优先实现现金券的功能开发，来满足两个业务的需求”，而“现金券”的定义则是结论理解的关键点。此时可以通过关键词定义并结合案例进行综合说明：
“现金券”的定义：消费者可持券消费可抵扣部分现金，不可直接提现的有效期奖品。结合市面上常见的淘宝优惠券、津贴就属于这类奖品。
如何验证“理解了”：
为了确认“认知统一”，笔者常用的方法就是在会议上邀请任一参会者回答问题，结合上例“什么是现金券？”，通过答案基本就可以验证会议结论的认知是否能达到预期的统一性。
2）会议结论的认同统一
为了会议结论的认同统一，其实就是一个说服别人获取认同的过程，本质上是回答“为什么”这么做的过程。所以我们可以通过以下两个方式来努力：
形式上，人们更愿意做选择题：
可以想象一下这个场景：你面前有两道分数一样的题目：一道选择题和一道问答题，你会选择做哪一题呢？我相信大部分人会更愿意选择解题成本较低的题目，即那一道选择题。所以从形式上我们可以提供一道选择题给大家：
回到上文案例，经过分析部门1与部门2有“改价类营销工具”的共性需求，而实现这种改价需求市面上常见两种方案：