如果公司有文件控制管理，会有一个文件模板来发布系统，但是如果公司没有文件控制管理或者不规范，系统模板需要这个部门来确定 。作者将从两个方面解释该系统的要素 。一方面是红头文件，国家有专门的公文格式 。公司公文格式规范可参照国家公文格式规范制定 。另一方面是非红头文件，公司自己确定模板 。无论是红头文件还是非红头文件，所包含的要素基本相同 。
?第一，红头文件的格式基本是按照国家公文格式规范 。参考不是照搬，还需要结合企业环境，比如文件的归档，很多企业没有下属单位的事实，文件的保密性，节约成本的考虑 。这些因素都会影响文档格式规范 。一般来说，红色头文件的格式应该包含以下因素:
1.企业标识企业标识就是所谓红头文件的红头 。例如，如果公司名称是“河北弘毅信息技术有限公司” ， 那么这个企业标志就是“河北弘毅信息技术有限公司文件”字样 。
2.公文名称一般包括发文单位的字样、年份和序号等 。例如 ， 发行单位“河北弘毅信息技术有限公司”的字样可以确定为“弘毅” 。本公司各部门都需要发文，各部门的文件可以用各部门的简称来标识，比如人力资源部简称“任”，行政办公室简称“班” 。年份是4位数字的年份，序号是全单位根据发文时间在全年编制的自然序号 。序列号不能有虚数0 。比如任红义[2016]2号代表河北弘毅信息技术有限公司人力资源部2016年下发的文件，其总序号为2号
3.标题不是系统标题，标题的格式一般是“关于XXXX的通知(请示和指示)” 。如工资管理制度，标题应为《关于发布工资管理制度的通知》 。
4.主发送单元主发送单元是文件被发送到的单元 。
【文件可以抄送给上级部门吗 抄报和抄送的区别】5.Text此文本不是系统的文本 ， 而是通知的内容 。一般来说，使用该系统的通知文档的文本比较简单 。比如“各部门:薪酬管理制度已制定，自2016年11月1日起生效 。请遵照执行 。” 。如果是修改后的制度，正文应写明替换文件，如“各部门:薪酬管理制度已修改，自2016年11月1日起生效 。同时，任红义[2015]15号《关于印发
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