高效工程师的时间管理秘诀 _时间管理

本文概述

良好时间管理系统的三个组成部分
8种经过验证的时间管理技术
我的生产力工具箱中的工具
让你的系统带路。

“ 师父什么都不做,
但是他什么也没做。
普通人总是在做事,
还有很多事情要做。”
-道家德清
有时我希望我是一个吸血鬼, 或者至少是一个狼人。人们可能会更轻松地实现整个工作与生活平衡。但不幸的是, 我只是人类, 这意味着我必须睡觉, 而且和其他所有人一样, 我每天只有24小时。
减去六个小时或更长时间的睡眠, 我的工作和娱乐时间只有18个小时。不幸的是, 对于一个雄心勃勃的自由软件工程师来说, 这还不够, 还是吗？
由于我们无法随心所欲地变成超自然生物或扭曲时空, 因此我们必须充分利用自己的时间, 这就是为什么时间管理如此重要以及我决定写这篇文章的原因。
该帖子将介绍我的生产力工具箱中的各种方法和工具：

为什么时间管理与技术技能同样重要, 特别是对于自由职业者而言。
所有时间管理系统都必须满足的关键标准。
适用于自由职业者的有效时间管理技术。
我发现工具有效并且可以自己使用。

每个自由职业者都有小时费率, 但是, 有时候, 我们没有意识到较高的小时费率不一定会转化为每月或每年的更高收入。
自由职业者通常按小时计费, 因此时间管理也意味着金钱管理。
自由职业者有可计费和不可计费的时间；就控制而言, 可以认为这是需要时间的生产性或分散注意力的行为。为了实现时间(和金钱)的真实价值, 你需要跟踪, 计算和分析它, 为此, 我们都需要一个良好的时间管理系统。
许多自由职业者专注于优化其小时计费率, 但是他们未能优化计费时间。可以增加结算费用的时间与你的费率一样重要。
良好时间管理系统的三个组成部分无论你使用哪种时间管理系统, 决定使用哪种工具, 都有三个主要特征直接影响时间组织和专业任务的执行质量。
你应该信任系统。设置任务时, 你需要100％确保在正确的时间收到即将执行的任务的通知。当你已经站在会议室的前面时, 提醒” 将打印输出带到会议” 有什么意义？
该系统应尽可能简单。当你的系统让你跳了个圈, 只是给” 一个小时内打电话给爱丽丝” 添加简单的提示时, 它就无效了。
不可避免地, 你最终会将其记在一张随机的纸上, 在手机上设置闹铃或仅使用系统以外的任何东西。
添加, 编辑和查看任务应尽可能简单无缝。
该系统应可访问。你永远不会离开家吗？我愿意打赌你的智能手机。
忘记日程安排者和公告板。当你坐在咖啡馆, 等待支票并想起需要打电话给谁时, 它们对你没有用。
借助当今的技术和快速的移动数据, 你只需轻扫一下即可将大量文档, 提醒, 便笺和草图携带到云端。
8种经过验证的时间管理技术安排第二天。
上小学以来, 我的父母鼓励我安排第二天的时间表。
那可能是我第一次使用管理方法-一天的基本任务列表-类似于日常议程。这是一个明智的主意, 尤其是在你无事可做的情况下, 但是我遇到了一个严重的问题：如果没有按时执行任务, 该任务将推迟到第二天。
使用这种方法, 只有一个未完成的任务可以滚雪球变成一个巨大的任务。几天后, 你将需要丢弃该列表, 并开始新的列表, 因为旧的列表变得难以实现, 因为更重要的任务会取代不那么重要的任务。该列表变得越来越长, 最终落入垃圾箱。
另一个问题：如果出现紧急情况, 那么你当天的计划就被破坏了。
正确利用你的日历。
从逻辑上讲, 下一步是设置日历。不必为第二天制定计划, 而是提前计划, 将任务分散在不同的日期, 并在必要时将一些任务转移到另一个更合适的日期。

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维护组织合理的日历很方便, 因为它使你可以将特定任务安排在一定时间内进行, 但是如果尝试将其用于各种任务, 则会遇到许多不容易解决的问题带有日历：

某些任务未链接到特定日期。
例如, 提示你” 买些牛奶” 的注释与特定时间或地点无关。我什么时候买牛奶？哪里？大概是在回家的路上, 但是没人能确切说出他们何时何地去买菜。
不同的任务具有不同的上下文, 例如个人计划, 工作职责, 紧急问题, 不太紧急的问题等等。将所有这些都放入一个日历很复杂, 可能根本没有用。

简而言之, 日历是用于时间管理的重要工具, 但仅适用于在指定时间执行的任务。如果一项任务计划在明天进行, 但可以在后天或半小时内完成, 那么添加到你的日历并不是真正的任务。
无论你如何安排, 都可以将其添加到待办事项列表中。
那么, 你该如何处理不太适合你日历的任务呢？
好吧, 我们可以使用完全不涉及日期的东西-待办事项列表。任务列表非常适合此操作, 因为它们易于创建和维护。
你可以创建一个列表, 也可以创建单独的列表, 并使用标签来标记任务, 例如：工作, 家庭, 重要, 次要等等。这些列表的主要优点是它们很简单并且不受特定日期或时间的限制。
如果你有不需要在严格时间段内执行的任务, 则在放假归国后它们仍然有意义, 而如果你依靠日历, 则必须修改并重新分配你在上班期间错过的任务远。
委托你讨厌的工作。
时间管理的目的是使你可以根据任务的紧迫性, 重要性和复杂性来安排各种任务的执行。但是我看到时间管理的另一个重要方面：

它使我可以将自己的时间投入到可以最有效解决的问题上, 而没有其他人可以更好或更快速地解决问题。

你执行的任务应该带来快乐, 这也很重要。这导致我进入授权。
你是否害怕完成一项任务, 并且可以快速轻松地完成任务的人？ (我不是在谈论你的工作或由雇主支付的其他活动)。然后外包该任务。
你可以避免自己不感兴趣的工作。这样一来, 你就可以腾出时间只应由你自己完成的任务, 并同时雇用另一个人。我听说过很多关于人们为什么不能委派的借口, 例如：

自己做比说我想要的要容易(即使那意味着我必须在一个新领域中奋斗)。
我不想花钱买我无法做的事情(因为没有免费的东西)。
我会做得比别人更好(即使我做得更糟, 至少我会自己做)。

这就是为什么我采用某些标准来决定委派任务是否明智的原因：

如果我觉得不有趣, 请委托。
如果另一个人会觉得有趣, 我委托。
如果其他人也可以完成至少80％的任务, 我委托。
如果可以让我花的钱比我自己花的钱少, 我可以委托。

请务必注意, 这与比较小时费率无关。这是你将需要花费(宝贵)的时间来解决所有问题的时间, 而另一个人可能已经具有所需的能力来立即开始执行任务。
每种情况都不必检查所有条件。你应该根据自己对特定任务的感觉来做出决定。有时, 你必须坚持直觉, 这只是经验的代名词。
以下是一些我通常委派的任务示例：
翻译
我正在用俄语写这篇文章, 因为这是我的母语, 并将其翻译成英文。
这并不是说我不会说外语, 而是说俄语对我来说更容易。
这样一来, 我可以更快地完成任务, 并且因为我可以用母语更好地表达自己的想法, 所以我会更加享受。如果我用英语撰写或自己翻译草稿, 则比专业翻译人员花费的时间要多得多。
视频编辑
旅行后, 我可能要剪辑很多视频。如果愿意, 我可以自己编辑, 也可以请别人帮我编辑。在这种情况下, 这取决于我的心情。
家务活
打扫公寓是另一个简单的例子, 因为你可以自己做, 也可以致电打扫服务。
简化和自动化。
除了考虑到时间管理时想到的重大任务以外, 别忘了无数的小任务也占用大量时间。
如果你发现要重复执行同一任务-甚至是最小的任务, 则可以简化或自动化该任务。即使你每天执行20次操作仅节省三秒钟的时间(例如, 切换选项卡), 一年也可以节省几个小时。

当然, 这听起来并不多, 但是所有这些小额积蓄加起来！

那么你无法自动化或简化的任务呢？好吧, 你应该能够通过改善工作环境并将干扰最小化来提高生产率。你可以使用你的积蓄购买精美的椅子或更好的硬件。
以下是一些基本示例, 说明了如何节省日常时间：

尽可能使用热键。与使用鼠标指向和单击相比, 按三个, 四个或五个键通常花费的时间要少得多。
在可能的情况下, 尝试将同时处理的任务数量最好减少到一个。当你进行深层工作时, 打扰可能会使你退缩15分钟或更长时间, 因为你必须重新找到凹槽。
我使用笔记本电脑来工作, 但是在桌上, 我还有其他硬件可以提高工作效率, 例如台式机键盘, 大显示器, 耳机等。如果你的主计算机是笔记本电脑, 则可以使用扩展坞简化所有这些外围设备的连接。它变得更好了; 扩展坞已经过时, 很快就会成为历史。借助新兴技术, 你很快就可以无线连接所有内容。
在工作中, 我使用两台大显示器和连接到扩展坞的笔记本电脑屏幕, 通过将其他接口部件移到独立的但附近的设备上, 我可以在主屏幕上获得更多信息。我知道有些人不喜欢多显示器设置, 但是即使你坚持要在桌子上放一个显示器, 仍然可以做很多事情。就在几年前, 超大型4K / UHD显示器的价格过高, 但现在已不再如此。宽高比监视器(即21：9)也是值得研究的替代方法。
通常, 我会在工作聊天期间关闭所有意外通知, 因为这些通知会分散你的注意力并阻止我专注于任务。对于紧急情况, 你仍然可以接收私人消息。

重要的是不要过分简化或自动化, 否则最终将设计一个机器人来煮一杯茶。与所有优化一样, 规则是仅以最小的努力和最大的结果进行改进。
考虑” 完成工作(GTD)” 方法。
David Allen在其著作中提出的GTD方法涵盖了许多工具, 并将它们统一在一个结构良好且组织整齐的系统中。
由于作者在整本书中都专门介绍这种方法, 因此很难在博客文章中加以精简和说明, 但是如果你想快速浏览一下, 请查看GTD工作流程图。
这里是主要概念, 或者至少是我看待它们的方式。

在执行任务甚至休息时, 你应该完全沉浸在该过程中, 为此, 忘记所有其他任务至关重要。你可以将想到的所有内容移到其他地方来实现此目的-日历, 便笺, 待办事项列表, 通知等。
了解你为什么要在特定时刻执行此特定任务很重要, 但了解为什么你没有做其他事情以及正在执行的其他任务尤为重要。
当你考虑要做什么时, 该系统可以帮助你选择最适合各种情况和时间的任务。如果你想聊天, 可以开始从联系人列表中拨打电话。如果你在计算机前有空闲时间, 请发送电子邮件或进行在线购买。
必须将所有内容都包含在系统中, 否则你可能会开始质疑系统的完整性, 而不会信任它。

说不。”

成功人士与真正成功人士之间的区别在于, 真正成功人士几乎拒绝一切。 – 沃伦·巴菲特

无论你的系统有多酷, 它都不会让你做更多。
因此, 无论听起来多么奇怪, 时间管理的关键要素就是放弃一项或多项任务的能力。
【高效工程师的时间管理秘诀】你的朋友是否曾要求你帮助创建一个简单的网站, 因为” 你是程序员, 不是吗？” 估计可能要花费的时间, 尤其是如果你不是网络开发人员时, 请根据你的系统和你对任务的感受给出答案。
跟踪你的时间。
建立你信任的系统后, 有时有必要检查你的工作。即使所有计划的任务都按时完成, 你也有可能将时间花在无关的活动上, 例如查看新闻, 与朋友聊天等等。
这显然会歪曲结果, 欺骗自己以为一切都清楚了。幸运的是, 我们可以让一台机器成为我们的独立主管。
我的生产力工具箱中的工具按照承诺, 在测试了来自不同开发人员的许多不同程序之后, 我将概述我选择的工具。下面描述的所有内容都是对产品的主观感知。你可能会找到其他满足你要求的东西。
谷歌
对我来说最重要的是一个帐户。考虑到简单性原则, 我会尽量减少工具的数量。
Google的收件箱
对我而言, 主要原则是” 空” Google收件箱(固定为备注的电子邮件不计在内)。接收邮件通常是应该完成的任务：它可能是执行代码审查的通知, 是客户的一项任务, 但是即使是简单的对话, 也应该解决。
日历
Android与Google相当, 这一事实使其日历完美无缺, 因为它始终与你同在。人们使用运行不同操作系统的不同设备, 而Google是跨平台应用程序和服务之王。 Google日历只是其中之一, 并且已在所有平台上广泛使用。
通知事项
Google使用户可以在Web应用程序和移动设备上添加可操作的通知。由于大多数人已经熟悉它们以及它们在Google日历中的设置方式, 因此我不再赘述。
救援时间
由于我所有的项目都是全职的, 而且我不需要创建所做工作的详细报告, 因此我的选择是跟踪所有可能的活动, 以确保我不会将时间花在无用的任务上。
RescueTime允许你记录白天使用的每个应用程序和网站。它定义了每项活动(生产或分散注意力)的状态, 并设定了目标, 例如” 在生产任务上花费至少N个小时” 。
我认为大多数读者也已经熟悉srcmini的时间跟踪器解决方案, 因此我不会花太多时间介绍它。 TopTracker与平台无关, 可以在各种设置中使用。显然, 它使用户可以截取屏幕截图, 衡量活动, 创建报告并跟踪时间。
记住牛奶
要找到一个好的待办事项列表应用程序很费时间, 因为今天有大量的应用程序。

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我终于选择了记住牛奶, 因为它满足了我的所有要求。

它具有添加任务的最简单的系统, 具有优先级, 标签, 通知等。
它是用于计算机和移动设备的跨平台解决方案。
你可以将任务分为列表和项目。

智能线是爆炸。

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你可以创建任务, 将其添加到项目中, 添加标签(包括新标签), 设置优先级, 并仅使用键盘, 无需鼠标, 单击或任何其他方式指示要执行任务的位置。
典型任务阶段最后, 让我们快速查看系统中任务的不同阶段。
这就是我对传入任务进行排序的方式。

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由于采用了这种简单的算法, 因此即使是最简单的任务, 也可以转到日历(如果指定了时间, 例如” 两小时内给爸爸打电话” 中指定的时间)或待办事项列表, 在该列表中等待轮到。
待办事项列表分为不同的项目, 并标记了任务。
例如：

等待–任务正在等待某事；
下一步–有时间或有时间做某事或类似的事情时要执行的任务；
商店–要在商店中购物：你可以去超市, 打开清单, 看看需要购买什么；
pc –计算机上的任务；
联系–打电话给某人。

这样, 所有有期限的任务都将按时完成, 因为你将其包含在日历中；如果你想做其他事情, 则可以根据其上下文和优先级来完成。
让你的系统带路。每个人都有自己的任务, 思想和习惯。任何系统都应根据需要进行测试和修改。时间管理不仅可以让你有效地安排一天的工作, 还可以通过跟踪进度并提醒你已设定的目标来使你对任务保持警觉。
你无需浪费时间和精力去记住自己要做的事情, 现在就可以确定自己的想法, 因为系统会告诉你。
你应该创建和采用高效的时间管理系统的原因有很多, 但是如果最终将其分解, 则可以归结为：这是一笔巨大的投资, 尤其是如果你是自由职业者。