邮件信函合并步骤邮件合并 _生活知识

邮件合并（邮件信函合并步骤）
之前有组织过上千人的职业考试，需要手动给考生做准考证和座位贴。如果一个一个做确实太麻烦了，但使用邮件合并功能来做就简单得多了。
准考证制作第一：要有一个清晰的思路，准考证大小（以一张A4纸上做几个准考证为标准，因为打印一般都使用A4纸）、边距、准考证上需要显示相关信息（如姓名、性别、身份证号码、准考证号码、考点信息、考场信息、座位号）等。这里我以一张纸打4个人准考证为例。
第二：在EXCEL里面做好学员信息表（相关考场考点座位号等信息编排好），一行一个学员信息。相同的信息可以不做（如：考试时间、考试职业）直接做到模版里面。如下图：
第三：制作准考证模版。
新建一个WORD文档，根据准考证大小设置文档纸张大小（这里我以一张A4纸打4个准考证为例，故我将纸张大小宽和高都设为A4纸的一半）。

文章插图

设置边距：根据需要设置边距。
制作准考证主体内容框架：
第四：使用上面制作好的准考证模版，通过邮件合并导入数据（这里我用的word2013，其它版本或WPS差别不大）。
点击“邮件”选项卡，然后点击“开始邮件合并”按钮，再点击“邮件合并分步向导” 。邮件合并分为6步：
第1步：选择文档类型，这里我选择“信函”；
第2步：先择开始文档，意思就是选择模版，这里我已经打开了制作好的准考证模版，则选择“使用当前文档”；
第3步：先择收件人，这里很重要，选择数据。点击“浏览”找到上面做好的excel学员信息数据表。
第4步：撰写信函，这一步很重要，意思是将数据插入到相对应的地方。点击插入合并域，其下拉菜单中会出现导入的excel学员信息表中的各列信息。在对应的位置插入对应的合并域。

文章插图

第5步：预览信函，通过预览结果里面可以查看每一条的内容。
第6步：完成合并，这里可以将结果生成新文件或直接打印。这里我选择将全部记录合并到新文档。得到一个新的文件，根据excel信息表中的每一行数据生成一页内容。

文章插图

第五：打印准考证
打开上面合并生成的文档，打印的时侯设置每版打印4页（根据上面大小设置）。如果家里没有打印机可以用PDF虚拟打印机（WIN10自带了，win7或之前系统可以安装一个PDF虚拟打印机）生成pdf文件。将PDF文件发给打印店打印。
制作时要注意的几个地方：
数据编排要做好，数据的正确性关系生成结果的正确性。
模版制作不要超过一页，如果模版内容包含了表格，最好将每一行的宽度与高度设置好。高度最好设置固定值模式。以免数据过多撑大单元格。合并域数据插入位置要正确。
可以先打一份PDF文件出来看下效果是否满意。本次制作的准考证效果如下：