Day51|Day51 0526 如何快速有条理的汇报
昨天会议上领导批评了很多人汇报,太关注细节,没有管理的思路与解决问题的方向,框架性的结构,下来又有同事跟我讲,平时都是工作细节,大量事务性工作,很少有时间去思考,咱们改天谈如何做平时积累,今天谈谈如何快速的组织汇报,能否做到现在手机广告所说充电5分钟,通话2小时。
好莱坞有一个“电影剧本的结构”方式,大家可以学习:
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编剧们总结的商业电影的基本结构中,情节点1和情节点2是整个结构的支柱。“情节点1”就是主角接到了一个任务、面临着一个选择、被命运带进一个阴谋,等等;“情节点2”就是主角陷入绝境、面临最大的危机,等等。这两个情节点往往是前后呼应的,这样,整个电影的大逻辑就站得住脚了。每一种类型片都有自己的结构,但这两个情节点永远居于核心地位。
在职场汇报中,我们也要找到这几个关键逻辑点(不一定是两个),把它串连起来。
5步准备,7块内容
职场汇报的重点不是“发生了什么”,而是“为什么”,以及“我们应该如何做”,所以,它更类似于“夹叙夹议”的结构。
比如我们这次向领导简要汇报“下半年工作计划”时,这两个关键点的选择,就侧重对内容的选择,其实如果没有好好准备,最省事的选择是既往发言与报告 :(是不是可以以我上午的报告做依托呢?我都说了做什么?如果你没想到,是你根本就没好好听)
暂时我们先定两个关键点
关键点一:指标不理想。
关键点二:细节不到位。
明确了这两个关键点,就可以围绕这两个点组织材料、编织内容了。
我们准备工作可以分五步展开:
第一步:用一两句话,总结出议题、结论、观点等等;
第二步:在草稿上列出这两个关键点,并摆好前后顺序,先讲什么,后讲什么;
第三步:对这个两个关键点进行展开,包括:证明、补充、具体化……
第四步:把“结论、关键点、关键点展示”这几个元素排好,看看中间需要补充什么,让表达更流畅。
第五步:看看还有什么重大的遗漏,以及逻辑不通的地方。
经过这五步准备后,在这个总长度为5分钟的汇报中,我们的内容就分成下面七个部分:
开头(新闻报道式开头,发生了什么):我们分公司业务管理上存在什么问题
关键点一(结果是什么):业务指标不达标;
关键点一的展开(证据): 我们做追踪,做沟通效果不理想;
两个关键点之间的过渡(小结,引出关键点二):所以,我们的核心问题是工作细节不够,任务分解,追踪不到……;
关键点二(行动方案):下半年,我们有几个工作方案,方案一……;方案二:……;
关键点二的展开(补充说明):工作中重点关注细节管理,责任到人,任务分解……;
回顾总结(重复最核心的内容):品质是关键,业务指标是杠杆,通过考核推动......
汇报要保持简练,注意两类信息少说
第一类:与关键点关系不大的信息,就删减。
第二类:与关键点矛盾的信息,包括:分公司自身的缺陷(无法解决的问题)等等。这一类信息,提出的时机还没有成熟,比如中介部不配合,你觉得说了会有意义么?重点在于你自己怎么干,争取什么做什么?不如不说
【Day51|Day51 0526 如何快速有条理的汇报】注意平时多锻炼,你就会越来越游刃有余!
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