《小强升职记》修炼第二天D95

《小强升职记》修炼第二天D95

【《小强升职记》修炼第二天D95】修炼需要的是时间的积累,小强升职记里介绍的时间管理方法确实具有很大的威力,虽然只是刚开始修炼,但在工作中显示的作用已经非同凡响了。最近的计划是专攻四象限工作法,在工作中强化训练,修炼成技能,成本能。
在应用四象限工作法的过程中,可以让我们时刻关注第一,第二象限的工作,同时推进第三象限工作的进展,有时间有精力可以考虑第四象限的事。因为自己是做销售工作的,很多时候的工作需要和别的部门,同事沟通协调,特别是第一象限的重要工作,很多时候不是一次就能做完的,越来越感觉到关于事的情况,我们通过自己的努力,时间管理是可控的,但关于人的沟通协调,时间管理比较难以控制,这时如果一直盯着第一,第二象限的要事,不仅要事完成度低,第三象限紧急不重要的琐事也难以保证;
今天我的做法是集中精力全力完成第一,二象限中自己可控的事,对于不可控的“人”,也尽最大的努力沟通协调,如果暂时进展受阻,就跳到落实第三象限分派下去的任务完成情况,督促组员推进任务的进度,过一段时间又重新回到第一,二象限,接着沟通协调“人”的事;这样跳出来又走进去,走进去又跳出来不断的调整工作的状态,使整个工作张弛有度,不会因为要事推进困难而急躁,也不间断的推进琐事的进展,整个过程紧张有序,效率有了很大的提高。四象限工作法最大的好处是让目标可视化,轻重缓急一目了然,可以让我们时刻关注要事,时刻回到了要事第一的轨道,时刻检验任务的完成度。
另外对于突发的紧急事件的处理也深有体会,对于突发的紧急事件,首先要判断其重要性,填入相应的象限,运用不同的处理方法。紧急的事只会出现在一,三象限,处于第一象限时我们必须立刻去办,甚至需要调整计划,全力处理紧急的事;处于第三象限时,也得做好记录,尽量分派下去,或有时间的时候间歇式完成。今天开班前会时突然被告知9点要开月度指标卡对会,这就是一个紧急且重要的突发事件,这是上任以来的第一次正式汇报工作,销售副总亲自参加,且对于整个团队的月计划情况也是一个很好的深入了解的机会。于是就针对呈报的月计划情况逐项找相关项目经理落实,是否能完成?能完成的是否有预计的完成时间?是否会出现变动阻碍需要提前解决?不能完成的原因是什么?是否有推进的可能?具体的情况如何?通过对一系列情况的沟通,增加了对项目的了解。同时针对我们计划的弱项:无生效合同予以专门的准备说明。对于没有生效合同的弱项,我没有回避这个问题,而是自动说明情况:有两台已签订的合同,但因为大环境和项目推进缓慢,多次和用户沟通,催促,但因资金情况和项目进度拖延等问题,具体的生效时间暂时无法确定;9月也参与投标或参与项目洽谈四次,两次因为价格或履约原因中标的可能性较小,一次流标,一次配合设计院总包,老客户,但对我司产品性能及服务有意见,需要更有诚意的去服务用户。通过四十多分钟的准备,对项目做到了基本掌控,对可能出现的问题进行了充分准备,对于弱项实事求是的予以分析,并提出努力的方向,在月度指标卡对会上就能从容应对了。结果也如预想的一样,指标卡对会推进很快,虽然没有生效合同,但对现状进行主动充分说明后,领导也只是鼓励要多努力拿订单,没有太多的苛责,第一次汇报工作也算较为圆满的完成。这就是应用四象限工作法要事第一的成果,也坚定的踏出来管理工作的第一步。
对于四象限工作法应用的不足之处在于对行动,任务和项目的区别界定不是非常清晰,特别是任务和项目,基本上所有事情都按照任务来处理的,实际上有些工作确实项目,需要分解成一个个任务,化作更多的行动才能完成,没有更好的去深入思考这个问题。另外在做计划时只是从脑子里取出各项事物填入相应的象限,没有很好的应用SMART法则,目标不够清晰,衡量标准不够明确,可实现性考虑不太周全,相关性如何协调?最终完成的截止时间没有预期,这样就造成了有些重要工作推进缓慢,在后面的修炼过程中需要在这些方面多下功夫。同时对于猴子法则和走出第三象限也要进行重点思考和实践,小强升职记的修炼渐入佳境。

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