大咖文章-如何把一天用到极致（刘润）
在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，怎么办？
时间管理高手、商业顾问刘润，他将把他的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到生活，为你时间管理全面支招。
高效管理时间，越早下手越好。
一、把基本功耍得虎虎生风——
邮件、日历、联系人
第一，邮件。
要记住两点：
1. 作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。
名片上留QQ邮箱，非常不职业化。
应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。
2.保留所有历史邮件。
美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己，保留了过去近20年的邮件。
通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。
【大咖文章-如何把一天用到极致（刘润）】第二，日历。
邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放进日历。
有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。
定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。
我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。
当同事问我：
周三下午有半小时时间开会吗？
我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答：
2点到3点可以，发个会议邀请给我。
收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。
周三下午2点快到了，提前15分钟，手机提醒我：
15分钟后，在三楼会议室开会。
提醒非常重要。
约了会议，把提醒设为提前15分钟；
约了晚饭，设为提前1小时；
定了航班，设为提前2小时；
朋友生日，设为当天早上10点。
微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。
清晨，手机响起，一则行程跳出：
1.5小时后，司机来酒店接我去客户办公室。
在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。
这就是日程管理，这就是效率。
第三，联系人。
从1998年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5 761人了。
坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。
很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说：
×××，好久不见啊。
他非常惊讶：
这么久没联系，你还记得我啊？
使用联系人工具要注意以下几点：
第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。
比如上海的固定电话：61888888。
在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。
因为如果在美国，拨打61888888，是拨不到上海的。
第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。
第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。
把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。
二、避免与懒惰握手言和——协同软件
借助Teambition等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整体进度，高效向前。
下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition，以它为例，介绍协同软件的价值。
第一，自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。
某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险：
1. 团队负责人会忘掉；
2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。
在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。
员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。
“泳道”是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳道。
所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。
第二，强制化的SMART原则。
在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。
还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。
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通过日常生活中的鲜活案例，举一反三，
不仅告诉你是什么，更告诉你如何用。
第三，可视化的Scrum（迭代式增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发）方法。
协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。
当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择 使用。
三、高效地休息和运动
工作重要，生活重要，休息和运动也很重要。
初级商业人士拼体能，中级商业人士拼技能，顶级商业人士又回到拼体能。
真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它们的对立面——休息。
下面介绍一下在繁忙的工作和生活中，我常用的帮助自己有效休息的工具。
第一，白噪音软件。
我常用的白噪音软件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在，我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。
第二，眼罩+降噪耳机。
我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉，是咨询顾问的必备技能。
在旅途中，营造黑夜环境，是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡，并拥有高质量的睡眠，我会随身携带一个眼罩，营造黑夜的氛围。
这个眼罩比较特别，它一面印着“吃饭叫我”，另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外，看情况而定。
第三，跳绳。
更好的休息方式是运动。
健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。
训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。
我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。
跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。
姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。
四、白板
白板这个看上去平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来，帮助我们随时随地、无边无际地思考。
白板本身没有价值，赋予它思考的意义，它就有了随时随地、无边无际的价值。
五、移动办公工具
从2006年开始，我每年要坐100多次飞机，甚至一年中有将近200天不在家。
所以，利用工具在碎片时间移动办公，对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。
第一，带手写笔的平板电脑。
第二，大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。
把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。
我的手机支架，不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。
这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。
第三，蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。
营造更健康、轻松、有效的音频环境。
六、电子阅读器
越是在碎片化时代，越是要系统性读书。
组合使用多种电子阅读器，高效获取知识。
如果读书的目的是“高效获取知识”，那就把纸质书当成个人癖好去享受，把电子书当成效率工具去掌握。
推荐三个电子阅读器：得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色，彼此补充，可以结合使用。
得到的“每天听本书”，在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读，非常高效，奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。
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