(6)禁止在空白色介绍信、空白纸、空白色文件等上加盖公章 。如遇特殊情况，必须经总经理批准，公章使用人应在公章使用登记表中注明文件编号 。文件内容实施后，应重新核准登记 。公章使用人因故不再使用预印空白色文件资料的，应将文件资料交回行政部(或办公室)登记 。在预印空白色文件资料的使用过程中，公章使用人应承担相应的工作责任 。
(7)企业必须定期检查印章的使用情况 。企业印章管理部门应当按照印章管理规定，组织法律、监察等部门对下属单位的印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施 。
(8)企业应加强对项目部和各部门印章使用的管理，限制其使用和审批程序，并严格按照公司行政公章的申请程序要求各级印章保管和使用单位 。项目章、部门章要严格限制使用范围，不能用于对外签订合同，不能用在对外承诺、证明等材料上 。如有必要，应告知业主、原材料供应商和其他利益相关者使用它们的权利 。项目部各部门和企业应指定印章和保管人，建立使用台账，绝不允许分包单位使用项目部印章 。
(9)企业下属部门变更或撤销后，统一印章管理部门必须收集部门印章和印章记录；挂靠分公司注销后 ， 办理工商注销手续后，分公司的所有印章及印鉴记录，包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人姓名章等 。，必须收藏；项目部关闭后，项目部的所有印章和记录必须移交给企业印章管理部门 。企业印章管理部门会同法律部门对收缴的印章进行统一销毁 ， 印章记录由印章管理部门按照档案管理规定进行归档 。
(10)企业遇到假冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门应及时将相关情况告知法律管理部门，由法律管理部门依法予以解决 。基本做法是:一是及时向公安机关报案，追究造假者的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时告知潜在客户；最后，及时通知伪造合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同 。如果对方不配合 ， 就要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同 。
来源:大成策略纳税人俱乐部，合规管理 ， CIA内部审计师站
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