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作为一名管理者,如何做好上传下达的工作？

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作为一名管理者 。如何做好上传下达工作？
这里讲的“传” 。即传达 。把一方的意思告诉另一方 。管理者所做的大量工作就是上传下达 。
上传是指及时向领导和上级传达本单位信息；下达是指将领导和上级的部署与意图传达到应知对象 。
上传下达看起来非常简单 。却一直困扰着很多管理人员 。这里和你做简要的分享与探讨 。
一、上传
上传 。主要是向上级汇报情况 。向上级汇报情况有两种情形：一种是文字的 。可以把它叫作上报情况 。还有一种是口头的 。可以把它叫作汇报情况 。向上级汇报又有两种类型：一种是上级要求汇报 。还有一种是自己主动汇报 。上级要求汇报的比较好办 。按照要求的时间节点和内容汇报即可 。关键是上级没有要求的 。怎么汇报?我们重点讨论一下这个问题 。
(一)书面汇报
书面汇报主要是指用文字向上级报告 。上报什么情况?我认为主要有四个方面：一是“超前型”信息；二是“倾向性问题”信息；三是“创新型”信息；四是“突发性”信息 。怎样汇报?我认为应把握以下三个方面：
1、提前预测 。及时迅速
要坚持服务于中心工作的原则 。做到提前预测 。也就是说要提前汇报 。并对下一步工作作出预测 。提供带规律性的东西 。起到预测和总结的作用 。及时迅速 。就是上报要快 。要讲究时效 。不能“马后炮” 。防止信息的价值衰减或消失 。
2、针对需要 。突出特点
要根据不同领导和不同业务部门的需要提供不同的信息 。也就是说 。要研究不同层次的领导的不同要求 。提供他们所需要的情况 。另外 。上报的情况要有特色 。是某个行业、某个业务口上最具代表性的 。或者有独到的做法 。
3、真实准确 。情况典型
真实准确是上报情况的生命 。否则 。会导致工作失误 。同时 。提供的情况要有典型性 。因为典型性是共性和个性的统一 。也就是说 。典型的情况不仅包含本单位的个性特点 。而且带有共性的普遍指导意义 。有了典型情况 。就能通过个性反映共性 。即通过本单位最有特点的典型事例 。反映一个具有普遍性的规律 。总之 。上报情况一方面要有本单位的个性特点 。另一方面要有普遍指导意义 。符合全局利益 。
(二)口头汇报
这里讲的汇报 。主要是指面对面的口头汇报 。汇报什么情况?应该说 。什么情况都有 。关键是怎么汇报 。口头汇报受个人素质 。比如理论水平、思想水平、表达水平、综合概括能力等因素的制约 。同时还取决于汇报人对情况了解的广度和深度 。汇报不一定十全十美 。但汇报技巧还是有的 。
1、要揣摩
揣摩领导想听什么 。最典型的汇报我认为有两种情况：一是上级领导机关下来了解情况；二是向自己的领导主动汇报 。要想汇报得好 。让领导满意 。首先要知道领导想听什么 。一般领导关注的情况包括：一项新的政策、决策出台后下面有什么反映 。落实情况如何 。执行中遇到了什么问题；新形势下所属单位出现了哪些新情况、新问题；在贯彻落实上级指示过程中有哪些特色的做法等等 。
2、要集中
汇报要有一条主线 。要围绕主题展开 。不能偏 。不能散 。
3、要实在
这里讲的实在有两层意思：一是不能空 。要言之有物 。二是实事求是 。不夸大 。
不缩小 。
4、要简洁
语言要概括提炼 。重要的汇报要形成文字稿 。一般的汇报要有提纲 。有腹稿 。用稿子汇报不等于读稿子 。在汇报的时候与领导要有充分的交流和沟通 。这样才能取得好的效果 。
5、要请示
汇报结束后 。要请示领导对汇报有何意见和指示 。对领导作出的指示要有回应或者表态 。让领导放心 。
二、平传
平传 。主要是部门之间、同级之间、友邻之间的协调 。要根据领导意图 。本着协商办事的精神 。沟通信息 。化解矛盾 。共同行动 。使机关各职能部门协调一致地开展工作 。那么应该怎样协调?协调是机关工作人员的基本职能之一 。管理者辅助领导协调上下左右关系 。是为了达到和谐统一的目的 。从而实现领导的决策 。为此 。管理者首先要做的工作是使信息双向沟通 。在这个基础上 。或者化解矛盾 。或者淡化矛盾 。或者缓解矛盾 。我们来看以下案例：
一天 。某学院政委把院办的下属叫到跟前：“政治部是怎么搞的?基层党支部书记集训不是15号结束的吗?你告诉组织处张处长马上把材料报上来 。对他这种作风要批评!”下属大概受到政委的感染 。气冲冲地找到张处长：“你们是怎么搞的?基层党支部书记集训还设搞完?政委都发火了!”“发火怎么了?别拿政委压人 。我不吃那一套!”原来张处长的老伴一个星期前住了医院 。孩子又小 。里里外外全靠他 。还要到医院看护 。耽误了送总结一事 。案例中下属的行为不是协调关系 。而是激化矛盾 。之所以会如此 。从心理素质方面讲 。一是角色认知错误 。没有摆正与张处长的角色关系；二是缺乏自控性 。不能表现出理智的情感 。那么 。如何搞好协调呢?

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