如何开好一场会议？ _经验知识

今天刚组织开完一场大型会议。开会前几个小时还被领导批评发言稿写得不好。却在会后受到了领导的一致表扬。说说我对于开会的一些经验吧。
很多人以为开会就是把一群人集中在一起讨论一件事。但其实大家可能都忽略了开会的意义是为了解决问题的。

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那么对于会议组织者来说。要想开好一场会议就不是简简单单的发个会议通知把人召集起来。而是应该像电影总导演一样把控整个会议的前期策划、过程实施以及会后复盘改进等。正如我们的戴明循环（PDCA）一样。包含策划-实施-检查-改进四个环节。
首先。简单介绍下什么是PDCA？
PDCA循环又叫戴明环。是美国质量管理专家戴明博士提出的。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。是任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序。
PDCA是英语单词Plan(策划)、Do(实施)、Check(检查)和Act(处置)的第一个字母。PDCA循环就是按照这样的顺序进行的。

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一、策划阶段
1.策划阶段的第一步我们需要思考以下三个问题：
开会的目的是什么？
如果不开会。是否有其他解决方式？
会议的预期目标是什么？
开会是一件费时费力的事情。毕竟这需要大多数人停下手上的工作投入进来的。所以非不得已我一般不愿意开会的。而在会议之前。我会反复思考以上说的三个问题。可不可以不开？可不可以合起来开？如果一定要开。那我们的预期目标是什么？
只有思考好了以上问题。我们才能真正开始启动一场会议的筹备。

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2.策划阶段的第二步：做好会前准备
这里用5W1H的思路做准备。也就是什么内容？为什么开？谁来开？什么时间开？在哪里开？怎么开？
明确哪些人要参加。和重要领导确定时间。确定会议地点。明确会议议程。接着就可以发会议通知了。
会议议程一定要详细。而且每一项议程都是为了会议的目的而服务的。必要时还要准备好会议主持稿、发言稿等。确保会议按照预期目标顺利进行。

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二、开会阶段
开会以前我们一般会提前做好会场布置、座位安排、设备调试、材料打印、人员通知等。明确会议组织者的职责分工。比如谁负责内场的协调、谁负责签到指引。谁负责外场对接等等。如果会前准备做得足够充分。那开会阶段一般严格按照前期策划的方案执行。就可达成预期的目标。
在会议过程中。会议主持人需紧扣会议主题。把控会议节奏。而会议组织者则需要注意会场的纪律。统筹把握好每一个环节。
在出现突发状况时。能够及时有效地应对和处置。确保会议能够正常进行。

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三、复盘和改进阶段
会不是开完就完了。所以每次会议结束之后。经理都会带着我们复盘。从会议的准备到会场的把控。找到本次会议中存在的问题。也为下一次会议的开展提出改进的意见。
而就如今天开会时领导所提示的那样。会前我们明确了预期目标。那复盘就是一个找差距的过程。只有知道差距。才知道下一次如何做的更好。

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公司流传一句话：大事开小会。小事开大会。但不管大会小会。我们希望你组织的每一场会议都是必要且高效的。
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其他观点：
其他观点：
想要明白如何开好一场会议。就要先回答好这个问题：员工们为什么不喜欢开会？曾经听到过一个关于会议的笑料。这个笑料讲了一个道理：如果世界末日那一天到来。上帝会把人分为两类。即好人和坏人。好人被送去了天堂。而坏人则被送进了会议室。为了表达会议的负面效应。还有人给郑和下西洋编出了一个结论：如果郑和当时有一个委员会出谋划策的话。那他现在还仍然在岸上讨论下西洋的事情没能出发。由此可见。大家对会议有多么厌恶。反过来我们看看另外一个现象：为什么大家喜欢看电影而不喜欢开会？一部电影少则一个小时。多则两个小时。但人们很少有走神的。会议的时间长短也基本上是这个数字。不过开会基本上是有互动的。但电影不行。我们总不能冲着屏幕命令演员：别再往前走了。前面有埋伏。你这个笨蛋。电影无法对我们的生活和工作产生影响。但会议的决定却会影响我们的工作和生活。可为什么人们那么厌恶会议呢？