接触过很多中小企业 。不客气的说 。很多企业领导不会开会 。会场经常是乱乱哄哄 。大家鸡一嘴鸭一嘴 。各说合的道理 。最后什么问题也没解决 。据我观察:主题不清、离题跑调、议而不决、无人跟踪是会议没有效率的四大硬伤 。这在很多管理不规范的中小企业是普遍存在的 。那么 。如何才能高效地开会呢?我认为 。要从以下八个方面做起:
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一 。确定会议议题 。会议要想开的有效果 。切实解决问题 。会议之前 。要明确会议的时间、地点、议题、议程、主持人、与会人员、注意事项等内容 。
二 。下发会议通知 。如果不是紧急会议 。应提前利用电子邮件、公告栏、电话、会议告知书等方式向与会人员下发会议通知 。会议当天 。最好再提醒一次 。以确保与会者及时收到了会议通知 。
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三 。准备会议资料 。为确保会议取得实效 。会议组织者应提前准备好与会议议题相关的背景资料 。以供大家开会时参考 。否则 。稀里糊涂的开会 。必然影响会议效率 。
四 。调试会议设备 。会议当天 。组织者要对投影仪、笔记本电脑、遥控器、录音笔、激光笔、白板、记号笔等会议辅助设备、工具进行调试、检查 。以确保会议时能正常使用 。
【如何高效地开会?】
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五 。控制会议节奏 。会议组织者/主持人要按照会议的议题和议程控制好会议节奏 。一要避免大家纠缠鸡毛蒜皮的小事 。二是防止会议偏离主题 。三是要掌握好会议的时间 。
六 。拍板解决问题 。会议主持人或参会的最高领导 。要随时记录与会人员所提出的问题和建议 。能当场拍板的 。马上明确解决方案、负责人和时间进度要求 。需要考虑一下的 。在会议最后要明确牵头人、配合人以及完成时间 。
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七 。整理会议纪要 。会议组织者要落实会议记录人员 。必要时请示领导后可录音 。会议结束后 。组织者起草会议纪要 。整理好后提交领导审阅修改 。审核无误后发给与会人员 。必要时 。会议纪要可附会议决议事项的责任表 。
八 。跟踪会议决议 。会议决议事项逐一落实到相关责任人 。必要时经当事人确认 。形成书面备忘录 。然后 。会议组织指定专人定期跟踪各项任务完成的情况 。并及时汇报给领导 。
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其他观点:
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1 。不要为了开会而开会 。在开会之前既没有明确会的主题也没有做足充分的准备 。这样开会不仅浪费时间 。而且增加了管理成本 。开个重要的会议之前 。一定要把会议的相关情况进行梳理 。认真分析此次开会的主题 。明确会上要解决的问题和核心方向 。对于怎样做才能解决这些问题 。要做到心中有数 。把思路整理清晰后再开会 。掌握主动权和节奏感 。
2、不全是为了解决问题 。开会讲问题本身并没有错 。比如开大会的时候就不太适合解决问题 。因为讲的问题越多 。基层员工就会越对公司失去信心 。失去信心就会失去了动力 。对于企业发展那些大的核心问题呢 。比较适合骨干会和高管会 。而对于大会 。往往都是公布计划目标激励士气 。让同志们更加努力的奋斗 。哎充满无限的希望 。
3、不要让会议 。成为领导的独角戏 。很多管理者都会有一种感受 。每次开会 。领导即便说得慷慨激扬 。下面的员工依然沉默不语 。表面上你讲的我听看似意见统一 。其实 。除了领导表达自己的观点之外 。并没有解决实际的问题 。一定要激发员工的主观能动性 。让员工在会议中多发言 。多学习 。多锻炼 。这样员工才能觉得自己是公司的主人之一才会觉得开会是有意义的 。
4、不要让会议 。议而不决 。公司通知开会 。各部门人员如约而至 。大家都带着笔记本儿 。讨论了许多与会议主题无关的内容会持续了很长时间 。可是最终问题怎么解决?还是没有定下来 。一次成功地会议 。在于会之前做好良好的准备会议时讨论和最后决议的达成 。
其他观点:
高效率的会议主要是提出问题 。解决问题 。这样的会议才有意义 。
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