4.注重会场细节——细节决定成败 。
这里做个简单列举 。需要注意的可能还要多得多 。多想一点肯定没有坏处 。
夏天开会会场容易温度过高 。冬天开会会场则容易温度过低 。办会者一定要提前将空调温度调试好 。确保会场温度适宜 。让开会者能把全部精力都用在会议上；
有些会议并不是每个与会者都要发言 。办会者在安排麦克等扩音设备时要根据发言情况有所侧重 。尽量避免会议期间来回拖拿麦克；
有些会议需要播放视频 。但视频的声音并不一定始终一样 。办会者要提前观看几遍 。将需要升降声音的位置记好 。并安排工作人员在播放视频时注意调节 。防止出现声音过大或者过小的情况 。
有的领导开会时喜欢吸烟 。有的领导不喝茶水 。办会者要清楚每个领导的习惯 。该放烟灰缸的地方要放上烟灰缸 。该倒白开水的领导不要给倒茶水 。
……
5.提前搞好彩排——防止领导闹笑话 。
这种情况多见于颁奖晚会、事迹报告会、歌咏朗诵比赛等 。作为会议组织者一定要提前组织相关人员进行2次以上彩排 。对每个人进行精准定位 。确保会议正式开始时一切都按照自己的剧本来走 。不一定要求领导参加彩排 。但一定要将领导需要做的工作向领导本人汇报清楚 。防止会议现场领导不知所措 。
02|会议进行环节
【工作中经常要开会,领导让我负责办会,如何才能把会办好呢？】如果说会议准备环节是办会者考虑最多也最累的阶段 。那么会议进行环节作为办会者可以适当的放松了 。但放松可不是无所事事 。办会者是一场会议的幕后主角 。会议的每个环节都不能少了自己的身影 。
1.做好会场保障——你是会场行动最自由的人 。
有些会议时间很短 。会议正式开始后办会者就可以退场或者安静听会了 。但有些会议相对较长 。办会者作为整个会场活动最方便最自由的人 。要时刻观察会场情况 。尤其是各位与会领导的情况 。领导随时都有可能安排你干一些打印材料或者跑腿的工作 。同时也一定要保持机灵 。比如有的领导水喝完了要及时添加、有的领导不会用麦克要及时上前帮忙打开等等 。
2.做好会议记录——这既是学习提高的过程 。也为后续出会议纪要作准备 。
领导一般不会无缘无故开会 。领导的水平肯定要比办会者高 。有些会议作为办会者本身是不够级别参会的 。但因为办会者这个特殊身份有幸参加 。一定要把握这个学习和提高自己的机会 。认真做好会议记录 。而且有经验的办会者在承办重要会议时都会在领导座位旁放置录音笔等录音设备 。但也会出现领导临时更改或添加议题或者录音设备不好用的情况 。做好会议记录有助于后续整理会议纪要 。
03|会议结束环节
作为领导和参会者 。这时候已经可以离场了 。但作为参会者 。必须要有始有终 。把会议结束环节做好了才算是完整的办完一场会 。
1.注意回收会议材料——从源头上阻断泄密的可能 。
有些会议本身是涉密的 。这些涉密的会议材料一旦流出去就可能会造成不可预料的影响 。比如一些人事变动、经费使用或者年度发展方向的材料等等 。作为办会者 。一定要时刻绷紧保密这根弦 。与会人员泄密我们没有办法 。但如果是因为会议材料泄密那我们的罪过就大了 。搞不好就成了众矢之的甚至要丢饭碗 。
2.注意恢复会场秩序——给人留下有始有终的好印象 。
文章插图
总而言之 。千万不要觉得办会是一件简单又不起眼的事 。真正想把一场会办好并不是那么容易的 。办会是对一个人写作能力、学习能力、沟通能力、协调能力、观察能力和思维能力的全方位考量 。是对人极大的锻炼和提高 。
其他观点：
感谢邀请 。
办会要做到细心 。严格 。谨慎 。
会前准备阶段 。首先要了解会议的规模 。人员范围 。会议内容 。会议时间 。食宿等；其次就是确定会场 。起草和发布会议通知 。准备会议材料；最后是布置会场 。包括会议灯光、音响、通风、空调等 。根据不同的会议类型布置会场；会议接待、安保、突发应急等方案、预案等 。
会议开始阶段 。组织参会人员签到 。按时参加会议；会场礼仪服务 。会场保障人员就位；会议记录；随时根据主席台领导会议内容把握会议节奏；会议拍照摄影等 。
会议结束阶段 。会议材料回收 。会议宣传稿起草发布 。会议纪要起草印发等 。
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