工作中经常要开会,领导让我负责办会,如何才能把会办好呢？ _经验知识

开会大家都再熟悉不过了。一般情况下带上笔和本往那一坐就可以了。有自己的议题就汇报。没有自己的议题就听。但办会。许多人却并不是那么的熟悉。有的人对办会持看低态度。认为办会没有什么难的。会办会算不上一种能力。其实不尽然。只有办过会的人才深有体会。办会远没有看起来那么容易。
办会一般分为两种情况。一种是参加上级主办的会议。作为下级办会者。这种情况相对来说比较简单。把上级的会议通知吃透。搞清楚会议目的、与会范围、参会时间、参会地点以及会议着装几个重点就可以了。如果需要统一乘车的就提前联系好保障车辆。不需要统一乘车的只要把重点向参会人员说清楚就可以了。另一种是本级主办的会议。这是最常见也最考验办会者能力的。也是我们今天要说的重点。

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01|会前准备环节
会前准备是开好一场会议的关键。决定了会议能否顺利进行。
会前准备又可以分为会议材料准备和会场准备两个部分。
首先来说会议材料准备。
1.确定会议议题——做好两个沟通是关键。
会议的召开不是漫无目的的。确定会议议题就显得尤为重要。一般开会时都要下发会议议题表。让参会者对会议流程有非常明确的概念。在确定会议议题时。一定要做好“两个沟通”：第一个沟通是和参会最高领导的沟通。一般也是会议的召集者和决策者。通过沟通可以明了领导开会的意图。有的放矢。第二个沟通是和本下级单位的沟通。把本下级需要上会的工作收集上来。形成会议议题表。经领导审阅后形成最终定稿。
2.及时下发会议通知——掌握人员与会情况。
许多办会者在撰写会议通知时容易犯一个毛病。表达不准确。模棱两可出现歧义。会议通知在简不在多。最重要的是要把时间、地点、与会范围及开会的相关要求写明白。让人一目了然。而且一定要让与会单位限时反馈参会人员名单。方便制作签到表掌握人员与会情况。最后还要将办会者的姓名及联系方式附上。便于及时沟通相关问题。
3.装订印发会议材料——所有会议材料一定要仔细校对3遍以上。
这是一件看似不起眼但却十分重要的事。作为办会者。一定要将所有的上会材料仔细校对。格式调整正确。确保准确无误后才能装订印发。虽然一个标点符号、错别字或格式的错误看起来很不起眼。但对注重细节的领导来说绝对会对办会者的能力提出质疑。辛辛苦苦办一场会很可能会出力不讨好。
4.制作签到表——掌握人员与会情况的最有效方式。
许多办会者都有过这样的经历。领导到达会场后一般都会问“人员到齐了没？” 。这时领导最想得到的是办会者非常肯定和明确的回答。提前没有准备的办会者这时经常做的一件事是现场清点人头。既耽误时间又影响领导心情。最好的方法就是制作一张签到表。提前放在会场入口让与会人员签到。便于随时掌握情况。
其次来看会场准备。
1.合理安排座次——弄清领导座次是关键。
许多办会者对领导座次的问题始终搞不清楚。碰上一些并不是特别介意的领导倒还好说。有些对座次特别看中的领导。会后免不了要找办会者说道说道。其实领导的座次无非两种情况。一种是奇数。一种是偶数。我们看下面这两张图。奇数的情况会场最高级别领导坐在中间。领导的左手边为级别第二高的领导。其他按照右左依次分布；偶数的情况会场最高级别领导坐在会场中间偏右的位置。会场级别第二高的领导依旧坐在左手边。其他按照右左依次分布。这是大会场的情况。如果是小会场。领导一般坐在对门的一侧。与会人员坐在背门的一侧。座次不变。

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2.合理布局会场——确保会场井然有序。
有些会议需要参会人员上台发言、领奖或者使用多媒体讲解等特殊情况。办会者在布置会场时要将这些情况充分考虑进来。在安排座位时将需要离开座位的人员单独安排。确保整个会议期间不会出现撞车等手忙脚乱的情况。
3.彻底打扫会场卫生——营造一个良好的会场环境。
这应该是许多办会者的常识。尤其是不经常用的会场一般都比较脏。在布置会场时对会场进行彻底的卫生清扫。给与会者一个干净整洁的开会环境。这对办会者的办会水平是有加分的。