180104读《GTD搞定Ⅲ》第6章-获得掌控(组织整理)
【180104读《GTD搞定Ⅲ》第6章-获得掌控(组织整理)】p127 低效的系统会消耗能量……如果你碰巧开车外出,却没有随身携带(或者看)出门要办的几件琐事的清单,这时你可能就做不到花最少的时间和精力完成这些任务。降低无谓的能量消耗(“最高的效率,最小的精力Maximum efficirncy and least expenditure of effort”),正是GTD的作用,这与精益的目标是相同的。同样,这句话也说出了GTD的基本原理:通过对事件的意义做出分析并以此选择做什么不做什么,实现单位时间利润最大化;通过梳理流程降低能量损耗,实现产能利用最大化。
p128 如果把缺乏掌控的解决方法简化为“条理化”这一条,非但没有击中要害,反而可能南辕北辙,造成更大的压力。如果你还没想清楚每件东西的意义,就像把它们归类,就违背了大脑的运转规律。进行组织之前,必须要明确意义、列出下一步行动。如果inbox里面的事情比较少,可以把理清、组织一起搞定,如果inbox里面一次收集了大量的事情,可以用一个过渡的清单,先分析inbox里每个任务的意义和下一步行动,然后移到这个过渡清单中。等inbox全部清空后,再来处理这个过渡清单,添加情境、时间、调整所属项目文件夹等等。
p131 很多人问我:“戴维,我该怎么处理这些会议笔记?”我反问道:“你的会议笔记还有用吗?”……那么,应该条理化的就不是一件事,而是几件事,每件事都要视它对你的意义,归到指定的去处。笔记的输出是项目和待办事项,没有下一步行动的学习,都是没有意义的。
检视项:是不是每篇收藏、每个课程,都转化成了行动。印象笔记里面收集的文章,是不是都有了对应的行动?
p132 你的战略计划或者生活方式可以用几副图画、几个目标和几句话来概括,而要面面俱到地照顾你的每个项目、每次行动的具体细节,则着实是个难题。从高层级到底层级,是一个金字塔结构,高层级用图形化展示确实是个好办法。
p134 要想对你身边可能有意义的一切事务进行区别,关键是确定它该归入哪项,是“结果”、“行动”、“酝酿”事项,还是辅助资料、参考资料或垃圾。这章主要是围绕这句话、这幅图展开——要解决的问题:之前已经将模糊想法转化为“结果”,将结果转化为“行动”,接下来要怎么存储这些信息才更合适?
p135 人们一旦体会到GTD模型的妙处,跃跃欲试地想要把一切条理化,就跟容易把清单的名目分得过细。造成这种冲动的主要原因是,他其实不相信自己能够定期、有意识地完成他的系统列出的所有事项。一旦他开始有了这样的信心,相信他能够按照所需要的频度来关注到清单里的一切事务,往往就不再急于把所有的事项“自动化”。作者开始逐个分析,图中每个清单或是情境的必要性和作用。
【TODO】缩减清单数量至所需要的最少程度。
p135 宗旨 Purpose有一个清晰的使命,可以从根本上解决选择困难症。
如果你和我一样,心思常常游离在自己的人生目标之外,那么,手边有份文件向你重申发自内心的向往,是大有好处的。企业的宗旨或使命宣言可以起到类似的作用,尤其在大变革、大挑战和千载难逢的机遇面前非常有用。
使命是一生的追求。
p136 原则 Principles【价值观】可以列出哪些?
就个人而言,列出自己的个人信念(personal affirmations)或者书面的“信条(credo)”,效果奇佳……只要我想被鼓舞,只要我有空闲完善自己(self-programming)了,就拿出来看一看。
p136 愿景 Vision类似于梦想清单,用图像化的方式展现出达到梦想之后的样子。
p136 长期/短期目标 Goals and Objectives类似于年度计划,比如年度业绩目标,与愿景相比,更侧重于量化,而且时间也更短。
p137 关注层面 Areas of Focus在这里列出工作、生活多个层面的关注方向,比如自己和家人的健康,孩子的教育,工作上对客户的维护和拓展,等等。
通常,你在这个层面需要提醒自己的事务不到20件。
p138 项目 Projects如何对项目进行管理?
我只是建议你用一份清单来充当所有事务的索引,就像查看文件夹的标题那样,如果每个项目都有专门的文件夹的话。
如果用纸笔,就只能列出一个项目清单,然后在项目下列出具体的行动,并且誊写一份到具体的情境清单。
Omnifocus对于项目支持的稍微好那么一点儿,虽然目前还没有一款软件可以很好的支持项目。
p137 项目至少应该每周回顾一次,用一份清单来管理这个1万英尺关注层面的目标,你就能对自己的所有承诺一览无余。即使你的行动和预期目标之间存在差距,你也可以马上看到。再轻量级的项目管理,也需要进行进度的比对和采取有针对性的行动。
p139 成功实践GTD的关键在于列出方方面面的行动清单,以它为基础决定自己每小时干什么;而不是简单地列出每天的“待办事项”清单或日程,因为它往往只体现了最新、最紧急的需求。GTD方法与“只关注和完成标注为今天的任务”的做法是根本不同的。
p144 如果你在家工作,不用背着电脑跑来跑去,完全可以把“家”、“办公室”、“电脑”清单合并在一张清单上。每个人需要根据自己的情况来设计自己的情境分类。
p144 酝酿第二条——放到日程表上,一段时间后再考虑。例如:这周末再看一下购物车,决定哪些要买。
1.将来/也许清单 2.日程表上记录的以后要检视的事情
p145 大多数人在“将来/也许”清单下还有更多细分的子清单:想读的书、烹饪、旅行……我认识的一个人把“将来/也许”清单又分成3类:“不是现在,但是很快(soon)”、“不是现在,晚些时候(later)”、“绝对不是现在(never now)”。我明白他这么划分的道理……如果都列在一张没法落实的长单子上,很快你就会熟视无睹。【TODO】组织进行定期的Weekly Review回顾。
p147 辅助资料如何把任务的进度对比和项目进程放在一起,是个难点,现有的工具要么太重,要么太轻。
与项目、主题themes、议题topics相关的信息,是你在落实行动或者思考时希望随时查阅到的。
目前我仍然使用Excel。
p148 参考资料这类资料不列入清单,放到印象笔记进行管理。
不要求采取行动,但你认为将来可能要查阅的东西。
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