漏斗效应(“沟通的漏斗效应”)
【“沟通的漏斗效应” 漏斗效应】#老师说#有一天开会，领导给我安排:“明天请我们局的司机到卫计局集合，服从县扶贫办的调度，参加扶贫的盘问 。请司机明天早上8点前到位 。”过了一会儿，我把领导的意思传达给了司机 。
第二天早上七点，司机给我打电话:“华哥，你昨天说要走多久？我忘了！”于是我又向他重复了一遍领导的要求 。
还有一次，我让办公室的小姐姐通知中小学校长开会 。开会时间到了，我发现特殊教育学校的校长和实验幼儿园的园长都没有参加会议 。我问小姐姐为什么不通知这些人 。小姐姐说我没叫她通知这些人 。我一听就知道了问题的关键——她是办公室的新人，不知道我们已经习惯了常规的中小学校长，包括特殊教育学校的校长，实验幼儿园的校长 。于是，我赶紧通知，幸好他们都住在市区，马上就赶来了，总算没有耽误会议 。事后想起了“传播的漏斗效应” 。
“沟通的漏斗效应”是指正常情况下，一个人想的是100%，他说的只是他想的80%，别人听到的是你想的60%，别人理解的只有40%，结果是20% 。这样每一层都漏了20%，就像一个漏斗 。
办公室实践告诉我，在工作中要尽量避免“沟通的漏斗效应” 。“四过”在一定程度上可以有效避免效果 。
一种是通过文字安排工作 。在工作实践中，我经常通过文字来安排需要安排的任务 。同音词、谐音、记忆不全可能出现在电话或面对面的交流中 。一天，在一次政府会议上，领导布置:“请余庆中学尽快列出复评工作……”我赶紧给办公室的小妹打电话，让她通知余庆中学 。谁知过了没多久，小姐姐又给我打来电话，问:“需要通知余庆中学扶贫主管部门吗？”我一听就知道她没看我的消息——我在消息里跟她说的是“复评”，不是“扶贫” 。于是我又提醒她:“你看看短信就知道了 。”现在语音输入速度很快，边说边转换成文字，跟打电话差不多 。最重要的是，通过语音输入转换文字，可以对工作思路进行整理和反复修改 。并且接受工作任务的同志可以保证接受的任务是原始的、未加工的 。而且当你记不住的时候，你随时可以再去查一遍 。
二是通过反馈来验证工作 。我经常跟办公室的同志说:“办公室的事都要有回音，都要落实” 。我的初衷是，除了对工作进度的真实反馈，最重要的一点是，在反馈的过程中，领导总能知道我们的方向是否正确，领导的意图是否得到了落实 。反馈的过程就是领导纠正我们方向和思路的过程 。问题可以及时纠正，有效避免“沟通漏斗效应” 。我在办公室的小姐姐曾经跟我说:“主任，你把市政府秘书七部门的意见回复完了，马上回复！”我一听，赶紧制止她:“回复市政府的意见，需要通过县政府办回复 。请把你们的意见发到县政府办公室！”通过小姐姐的反馈，及时阻断了“传播漏斗效应”的影响 。
三是通过现代办公手段弥补 。有一次，我把未解密的文件发给正在外地开会的领导，并表示内疚:“我知道你在外面开会，但这项工作确实很重要，必须得到你的指示才能办理 。”领导回答:“我们就是想通过现代化的办公手段，打破时间和空的限制，高效处理各种工作！”在互联网发达的今天，通过QQ、微信、录音等方式工作，并不是一件困难的事情 。这些办公工具都可以帮助我们更好的理解领导的指示和要求，保证领导的部署不折不扣的落实到人，进而避免“沟通的漏斗效应” 。我经常跟办公室的同志说，办公室的座机尽量转手机 。一定要把收到的会议通知记录下来，以免我们记不住会议时间、地点、主题、注意事项等等 。将会议通知梳理成文字后，听手机录音，准确无误后再将会议通知反馈给相关领导或同志 。通过录音，也有效避免了“传播漏斗效应” 。
四是通过团队的力量接受任务 。有几次去领导办公室，领导给我安排了一些工作 。我当时也记得，听得清清楚楚 。然而，当我向领导反馈这项工作时，领导纠正了我的错误:“我当时跟你说的话，怎么又忘了？”后来去领导办公室接工作任务，除了机要工作，很少一个人去 。我总是要求有人和我一起去，这样可以保证领导的指示和部署在我们受理的过程中尽可能避免信息的丢失 。遇到一些重要的会议，我也会邀请办公室的其他同志参加，我们一起记录工作安排和部署 。如有出入，我们会通过召回的方式及时改正，但召回不了，再请示领导 。通过团队的力量，我们也减少了很多“传播的漏斗效应” 。
我也是办公室工作的新人 。我努力以问题为导向，在工作中解决问题——这就是我有这篇文章的原因 。很多地方都没有讨论，希望能给一些同样是新兵的办公室同志一些启发 。同时，还抛砖引玉，请方嘉批评指正 。
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