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物业公司组织架构图模板 物业公司组织架构及岗位职责( 三 )

睿知经验知识


3、会议纪要
会议结束后，整理会议纪要 。对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请示相关领导，行文入档 。
二、 档案管理
1、 归档制度要求
(1) 公司内部文件：经过文书起草和公文制定后，按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处理程序，编制文件入档序号，注明摘要内容；
(2) 与客户来往的信函、传真等应按其内容与有关合同整理立卷，在合同或信件上注明结果 。
2、 档案保管
(1) 文书档案：按年度、组织、机构分类；
(2) 客户档案：按地区分类；
(3) 会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列；
(4) 设备档案：按使用年限、型号分类；
(5) 技术档案：按科目分类；
(6) 照片档案：按内容、时间顺序排列；
(7) 档案最低保管期限为十五年；
(8) 各类档案每年清查一次，做出清查报告 。过期作废的档案必须收回，获得领导层同意后进行销毁；
(9) 各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件；
(10) 档案管理员工作调动时，认真办理交接手续 。
3、 档案借阅
(1) 一般只在公司查阅，尽量不外借；
(2) 确有需要的，需办理借阅手续；
(3) 任何被借阅的文件资料不准擅自复印；
(4) 被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅手续 。
(5) 不得泄露档案内容，严格执行保密制度 。会议结束后，整理会议纪要 。对于会议中形成的决定，请示相关领导，行文入档 。
三、库房管理
1、 项目物资采购
(1) 库管员根据各部门提出的采购申请编制《月度物资采购计划单》、《紧急物资采购单》；
(2) 协助完成供方选择及采购流程发起；
(3) 采购审批完成后及时督促供方或采购部门进行采购，并完成付款制单；
(4) 资产购置需提前申报K2,采购后填写《资产审核单》及资产管理软件，报相关部门备案；
(5) 合理控制采购金额，确保不超出预算 。
2、 物资出入库验证管理
(1) 根据《月度物资采购计划单》《紧急物资采购单》核对到库物品名称、规格、质量等是否相符，直属上级必须现场监督库管员验货；
(2) 物资的规格、质量等不符合要求时，不能办理入库手续，由库管员填写《不合格物资处理单》，通知采购员进行退货或调换；
(3) 每月定期对物资到货情况进行记录与评价，评价其到货及时性、合格率，并及时向公司反应 。
3、 物资存储
(1) 根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点及易挥发、易受潮等物资的特性和仓库条件，把库房物资分为土建类、水暖类、机电类、工具类、保洁类、其他类，分类保管，合理码放；
(2) 库房物资应设置对应的标识卡，标识卡内容应标明物资的名称、规格型号、数量等；物资包装标识一律向外；
(3) 现场存储物资数量应与标识卡、物资台帐相符；
(4) 物资摆放符合公司标准，温湿度适宜，配备灭火器材，现场进行分区管理，包括不合格品区、待检区及物资分类区等；
(5) 易燃易爆化学危险品单独存放，现场配备应急设施，相关要求见《危险品管理作业指导书》 。
4、 物资领用管理
(1) 物资领用人需填写《物资领（借）用单》，直属上级签字确认后，库管员予以借用 。借用物资归还时，库管员验收无误，在《物资领（借）用单》上填写归还日期后入库 。需当日归还的物资，由库管员于当天下班前负责催还；
(2) 工程物资的领用需提供派工单方可领出，物品出库后，库房管理员留存一联 。以便核对帐目；

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