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举办大型会议该怎么安排 大型会议策划方案案例( 二 )

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积极引导现场签到人员的落座 。
会前5分钟
——
会议录音及记录
1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音 。
2、纸质记录会议时间、与会人员、召开情况等 。
会中
——
会议照相
1、请办公室协助开会期间的拍照 。
2、注意领导特写、主席台、会议全景（三者缺一不可），要连拍 。如有特殊情形，如发言人等，也要拍 。
3、注意拍摄时点，一般是领导坐定后以及讲话时拍（吸烟时不能拍） 。
会中
——
会场应急
会议设备完好应急，如话筒、视频等；领导事务应急等 。
会中
——
会场清理
会议结束后，整理器材物品及遗忘文件 。
会后
——
10
会后工作
会议宣传
1、将事先拟定好的新闻稿件，配上照片，审核后发布 。
2、会议纪要，经审核，发布 。
会后
——
11
会议印发
（如有需要）
会后将会议材料进行印发执行
会后
——
12
材料整理
会议文件的归档整理，会议分组讨论整理，各机构建议整理等
会后
——
13
会议费用
履行程序，办理报销 。
会后
——
14
跟踪要求
对会议决议、领导提出的要求与措施，进行分解下发并跟踪落实情况
会后
——
清单的作用：一是避免临时的手忙脚乱不知所措；二是避免遗漏；三是合理评估工作量，确定投入人力 。

2．会务工作内部分工标准化明细表
会务名称：会务时间：总统筹人：XXX手机号XXX
序号
小组名称
工作任务
小组组长
小组成员
备注
1
综合协调组
1.负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作；
2.负责整体策划、综合协调及重大活动的联络工作；
3.负责各参会部门的综合协调、任务督查等工作；
4.负责会务各种证件的办理、领取和发放工作；
5.负责会议指南的印制、管理和发放工作；
6.负责领导小组日常工作；
7.做好负责人分配的其他工作 。
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
2
会议活动组
1.负责会场的预定、布置及费用核算；
2.负责对接、安排礼仪人员的工作，包括但不限于引导领导上台、签约环节资料放置与收回、司仪等；
3.负责会议开始前的签到组织工作；
4.负责对接会议主持人会务流程及各项事宜，并安排好签约文本的收集、整理；
5.负责会间会务音乐、话筒、会务背景PPT切换等后台操作；
6.做好××分配的其它工作 。
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
3
考察活动组
1.配合综合协调组，分管负责考察活动方案、牵总、组织工作；
2.负责落实与对接参观考察本地企业；
3.负责落实本地知名企业参会，并做好座谈发言准备工作；
4.负责落实考察活动的新闻报道工作；
5.做好其他临时性工作 。
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX1
4
宣传报道组
1.负责会议期的录像、摄像、小视频等工作（可外包、需对接）；
2.负责会议前期、中期和末期的新闻通稿的发布工作；
3.负责对接外部各媒体、报社，会议宣传资料的分享等；
4.负责对接广告公司，做好会议现场所需广告物料的制作，包括不限于桌签、会务背景、展架画面设计、签到墙、会务台搭建等；

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