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举办大型会议该怎么安排 大型会议策划方案案例

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一、会务工作实用清单
1.会务方案细化表（会前、会中、会后需注意问题清单）
序号
工作类型
工作内容
具体工作
时间安排
负责人
1
会前准备
会议通知
1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况，经部门负责人审核通过后，发布 。
2、在相关群里发布，根据未反馈情况，电话通知 。
3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录，备用 。
4、如需分行视频，请分行确定连接终端，至少提前一天发办公室 。
5、分行如有住宿、用餐需求的，与办公室、行政事务部沟通 。
前一周或十天
——
2
会场预定
1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求 。
2、如在总行召开，与会议通知同时确定 。
前一周或十天
——
3
短信通知
通过短信平台通知所有参会人员 。注意参会人员及联系方式更新 。
会议通知发出时；
前一日
——
4
席卡制作
按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席卡，注意不能遗漏 。
前一日
——
5
会议材料
尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审核材料是否完整，有无错别字等 。
前一日
——
6
会场布置
与领导确定会场形式，通知会议中心 。
前一日上午
——
联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合 。
前一日下午
——
1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导自备水杯，注意提示或帮助拿水杯） 。
2、调试音响、视频等会议设备 。
3、如有投影，调试笔记本（PPT：用定稿PPT试放，多备一台 。如在外开会，最好嵌入式，防止变形 。在大会议室，一般用中间屏幕播放，两边电视房分行视频） 。
前一日下午
——
如需签到 。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用 。
前一日下午
——
7
会场提示
（如有需要）
联系总行办公室，提前安排好电子屏设置 。
前一日下午
——
开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知
前一日下午
——
8
会议宣传
1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要 。
2、提前备好录音笔，注意电量 。
前一日下午
——
9
会议召开
会前引导
（如有需要）
联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡
会前一小时
——
人员接送
（如有需要）
1、提前联系参会人员迎接地点 。
2、提前确定用车人数，与行政部沟通 。
3、如需住宿，提前确定酒店，引导入住 。
3、会后，注意送回 。
会前一小时
设备调试
进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中心录音录像 。
会前半小时
——
行领导的邀请
在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场 。
会前10分钟
——
会议签到
提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前5分钟电话通知尚未签到人员 。
会前5分钟
——
安排入座

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