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举办大型会议该怎么安排 大型会议策划方案案例( 四 )

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通知对方
工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号码、车辆牌号）等 。
10
人员落实
工作组负责协调落实我方出席活动人员 。
11
通知提醒
工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等 。
食宿行安排
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
12
餐饮准备
工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好禁忌等信息，并在膳食准备中作相应注意 。工作组应指定专人安排来宾随同人员的休息与膳食 。
13
致辞
需主宾双方致辞的宴会，工作组需提前为领导准备致辞，由主人先致欢迎辞，来宾再致答辞谢 。
14
住宿
需安排来宾住宿的接待活动，工作组应优先选择协议酒店，视来宾级别情况安排房间 。
15
交通
需安排车辆接送的接待活动，工作组应提前根据来宾级别和人数，向总经理办公室提出用车申请或外租车辆，并指定专人随车接送 。
16
迎接
工作组应提前与对方联系人确定抵达时间，根据级别对等的原则，通知我方领导在指定地点迎接 。
17
送别
视接待活动类别，根据级别对等原则由领导陪同来宾前往机场或车站送别 。
礼品安排
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
18
纪念品准备
视活动需要，工作组应提前准备纪念品，纪念品应体现企业文化，富有纪念意义或象征意义，尊重来宾的风俗习惯 。
19
赠送时间
视活动需要，选择赠送时间（见面初、活动中、送别时等）
活动期间安排
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
20
签到
视活动需要可设签到处，可在签到时发放相关材料 。
21
迎接
工作组应指定专人引导来宾，重要来宾抵达时应提前通知到指定地点迎接 。
22
设备监控
工作组应指定专人负责活动开展期间各类设备监控 。
23
会议记录
工作组应指定专人作会谈（会议）录音及记录 。
24
茶歇
如活动时间较长，可在活动休息时间安排茶歇 。
25
宴会服务
工作组应指定专人负责宴会现场监控，根据需要，及时调配服务人员，及时补充酒水 。
26
住宿
如活动有住宿需求的，工作组应指定专人提前安排好参会代表住宿房间，可提前为来宾代领房卡 。根据活动作息时间，通过前台设定叫导服务，并适当提醒退房时间、结账事宜等 。
27
交通
如活动有用车需求的，工作组应指定专人负责用车安排及调度，如集体乘车应指定乘车召集人 。
后续工作
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
28
会场整理
工作组应指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料 。
29
对账结算
工作组应指定专人负责与会场方对账结算 。
30
材料整理
视活动需要，于活动后整理形成文字材料（会议记录等），并经接待牵头领导审定后发布或存档 。
31
材料存档
工作组负责于活动后收集、整理、保管活动文字材料及多媒体资料，重要活动文字材料及多媒体资料等应移交档案室存档 。

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