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举办大型会议该怎么安排 大型会议策划方案案例( 三 )

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5.做好××分配的其它工作 。
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
5
后勤保障组
1.负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、后勤保障等工作；
2.负责来宾住地的预订、会议期来宾报到、食宿、车辆安排等后勤保障工作；
3.负责落实当地参会人员的邀请；
3.负责大会的各类费用的预算编报工作；
4.做好××分配的其他工作 。
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
姓名XXX
手机号XXX
备注：1.本工作明细表较适合于大型会务活动（包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等）；
2.本表亦适用于微小型接待考察活动，可将“小组名称”更换为“责任人”，删掉“小组成员列”；
3.会务活动虽相似，但也存在差异，需要根据实际情况，对“工作任务”列修改；
4.如果工作人员有限，在保障不重合的情况下，可以安排一人多职 。

3．接待活动分工表
信息收集
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
1
来访信息收集
与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等 。
接待方案
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
2
拟定接待方案
根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等 。
接待要素确定
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
3
确定接待场所
如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等）
如在外部开展活动，应提前确定接待场所 。
4
食宿行安排
视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅 。
视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆 。
视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司 。
5
文字材料准备
工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿 。
工作组负责协助活动主持人拟写主持词 。
工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作 。
视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容 。
6
物料准备
视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等 。
【举办大型会议该怎么安排 大型会议策划方案案例】工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅 。
7
费用预算
接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担 。
工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批 。
通知及反馈
序
工作内容
工作要求
责任人
备注
8
通知我方
工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等 。

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